Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy
Ewidencja czasu pracy służy rozliczeniu wynagrodzenia pracownikom, a więc powinny w niej zostać uwzględnione wszystkie zdarzenia związane z czadem pracy i nieobecnościami w pracy, które będą miały wpływ na jego naliczenie. Obowiązujące przepisy prawa pracy regulują tylko w sposób ogólny wygląd ewidencji czasu pracy, ale nie wprowadzają wzoru dokumentu, w tym zakresie decyzja należy do pracodawcy.
Według art. 149 KP wynika, że celem prowadzenia ewidencji czasu pracy jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą oraz że pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie. Ewidencję należy odróżnić od listy obecności, której celem jest potwierdzenie przybycia do pracy i której jedyną informacją jaką musi zawierać, to podpis pracownika.
W ewidencji czasu pracy musi być znacznie więcej danych, a ich zakres został określony w DokPracR. Ze względu na obowiązek udostępnienia ewidencji do wglądu pracownikowi nie może ona być prowadzona zbiorczo, tak jak listy obecności.
Ewidencja czasu pracy musi być prowadzona dla każdego pracownika bez względu na zajmowane stanowisko i nie ma przypadku, gdy jej prowadzenie byłoby w ogóle wyłączone. Istnieją jednak grypy pracowników, w przypadku których możliwe jest prowadzenie tzw. uproszczonej ewidencji czasu pracy, czyli niezawierającej godzin pracy, a dotyczy to:
- Pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy;
- Pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy;
- Pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w porze nocnej.
MRPiPS w stanowisku z dnia 06.08.2019r., w sprawie zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy przyjęło, że żadne przepisy nie konkretyzują kwestii technicznych związanych z prowadzeniem ewidencji, a zwłaszcza z ilu stron taka ewidencja ma się składać.
W praktyce, oznacza to, że za ewidencję można uznać również kilka dokumentów łącznie, o ile każdy z nich będzie prowadzony indywidualnie dla pracownika i oczywiście w sumie będą one zawierały wszystkie dane wynikające z DokPracR.
Niezbędna treść ewidencji czasu pracy, to informacje o:
- Liczbie przepracowanych godzin;
- Godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- Liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;
- Liczbie godzin nadliczbowych;
- Dniach wolnych od pracy;
- Liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia ich;
- Rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy;
- Rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy;
- Wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy;
- Czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
W przypadku małych pracodawców pojawiają się czasem dokumenty spełniające jednocześnie podwójną rolę, czyli listy obecności oraz ewidencji czasu pracy, które w związku z RODO oraz wymogiem indywidualnego prowadzenia dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej powinni być prowadzone odrębnie dla pojedynczego pracownika. Niemożliwe jest nanoszenie większości danych na zbiorowe listy obecności, gdyż doszłoby do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
Autor: Sandra Wardecka
