Zarządzanie czasem pracy w sposób efektywny 

Zarządzanie czasem pracy to planowe i systematyczne wykonywanie zadań, zmierzające do osiągnięcia celów. 

Chcąc efektywnie zarządzać czasem pracy nie można zapominać o kilku elementach. Dobra organizacja pracy musi opierać się na: wyznaczaniu celów, planowaniu, podejmowaniu decyzji, realizacji oraz monitorowaniu.

W pierwszej kolejności wyznaczyć należy cele, które mają zostać zrealizowane. Pozwala to wstępnie określić zadania, które powinny zostać wykonane, by cele te osiągnąć.
Istotne jest jednak to, by cele prawidłowo formułować, np. zgodnie z koncepcją SMART.
W myśl tej zasady cele powinny być:

• konkretne (specific);
• mierzalne (measurable);
• osiągalne (attainable);
• realistyczne (realistic);
• określone w czasie (timed).

Kolejna kwestia to zaplanowanie tychże niezbędnych działań, czyli optymalne rozłożenie ich w dostępnym czasie. Warto pamiętać, by zadania te rozplanować zgodnie z ich priorytetem oraz rodzajem. Wyznaczenie priorytetów jest prawdopodobnie najtrudniejszym elementem skutecznego zarządzania czasem.

Posłużyć można się sposobem grupowania zadań na:

• pilne i ważne;
• ważne, ale niepilne;
• pilne, ale nieważne;
• niepilne ani nieważne.

Etapem właściwym w zarządzaniu czasem pracy jest sama realizacja wcześniej uporządkowanych obowiązków. 

W trakcie pracy nie mniej ważne jest wyeliminowanie tzw. pożeraczy czasu, które negatywnie oddziałują na proces realizowania zadań, obniżając naszą efektywność.
Do zewnętrznych pożeraczy czasu zaliczyć można m.in. wszelkie zbędne spotkania, rozmowy telefoniczne czy niepotrzebny research informacji. 

Zalety organizacji czasu pracy

Efektem prawidłowego zarządzania czasem pracy  jest przede wszystkim lepsza organizacja własnej pracy i bardziej optymalne zarządzanie sobą w czasie.
Kolejne zalety to głównie:

• możliwość realizowania tych samych zadań mniejszym nakładem sił;
• możliwość realizowania większej liczby zadań dotychczasowym nakładem sił;
• szansa na osiąganie lepszych wyników w pracy;
• zwiększenie zadowolenia z własnej pracy oraz zwiększenie motywacji do pracy;
• ograniczenie stresu, chaosu i presji;
• wyasygnowanie czasu na realizowanie tzw. zadań wyższego rzędu oraz ograniczenie liczby błędów popełnianych w trakcie wykonywania działań.

Jak zarządzać czasem pracy?

Technik zarządzania czasem jest wiele. Klasyczne trzy to: zasada 80/20, zasada Parkinsona oraz wyznaczanie priorytetów metodą ABC.

Pierwsza z zasad została sformułowana jeszcze pod koniec XIX wieku, gdy włoski ekonomista stwierdził między innymi, że aż 80% bogactwa całego państwa generowane jest przez zaledwie 20% obywateli.  W ten sposób stwierdzić można, że 80% wyników zadania osiąganych jest w 20% czasu, który został na to zadanie przeznaczony. Większość czasu upływa więc na dążeniu do tylko 1/5 pożądanych wyników.

Druga z zasad powstała w 1958 roku, gdy Cyril Northcote Parkinson stwierdził, że im więcej mamy czasu na wykonanie jakiegoś działania, tym więcej czasu nam ono zabierze. Oznacza to, że jeżeli na realizację danego zadania mamy godzinę, to poświęcimy mu godzinę. Jeśli na tę samą czynność będziemy mieć cztery godziny  poświęcimy jej cztery godziny, a gdy będzie to jedyne zadanie zaplanowane na dany dzień to zajmie nam ono cały dzień.
Konsekwencją tych dwóch zasad jest propozycja wyznaczania priorytetów metodą ABC.
W pierwszej kolejności wypisać należy wszystkie zadania, które mamy do wykonania. Drugi krok to kategoryzacja tych działań według ich ważności. Kategoria A to zadania bardzo ważne, stanowiące 15% wszystkich obowiązków, ale będące jednocześnie 65% wydajności. Kategoria B zawierać powinna zadania ważne, stanowiące 1/5 całości działań i zbliżające nas do osiągnięcia wyznaczonego celu o 20%. W kategorii C zamieścić należy zadania nieistotne, czyli większość (65%) wszystkich działań, dających 15% wydajności. 

Niezależnie od obranej strategii zarządzania własnym czasem oraz organizacji czasu pracy, pamiętać należy o kontroli nad swoimi zobowiązaniami. To pozwala na hierarchizację i priorytetyzację zadań, co z kolei zbliża nas do osiągania wyznaczonych wcześniej celów przy użyciu optymalnych nakładów sił oraz racjonalnej ilości czasu.

Autor: Sandra Wardecka