Ponowne zatrudnienie pracownika – akta osobowe

 

Akta osobowe to nic innego jak zbiór dokumentów gromadzonych w związku z rozpoczęciem zatrudnienia u danego pracodawcy. Akta te mogą fizycznie różnić się od siebie, wszystko zależy od rodzaju zakupionej „teczki akt osobowych”, którą można nabyć w sklepie z artykułami biurowymi. Pracodawca swobodnie decyduje o wyglądzie akt osobowych pracownika.

Niezależnie od tego w jaki sposób akta osobowe będą się fizycznie prezentowały – jedno musi pozostać niezmienne. Akta osobowe muszą być podzielone na 3 części, część A, B i C. W kwestii metody podziału poszczególnych części również obowiązuje pewna dowolność. Część A, B i C może być przedzielona specjalnie do tego wydrukowanymi sztywnymi kartami lub po prostu przygotowaną samodzielnie przekładką.

 

Podział akt osobowych na części

Każda część akt osobowych musi zawierać spis dokumentów, znajdujących się w poszczególnej części A, B lub C.
W części A akt osobowych pracownika, znajdują swoje miejsce dokumenty związanie z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B powinna zawierać dokumenty zebrane i przygotowywane w trakcie zatrudnienia. Cześć C przeznaczona dla dokumentów związanych  z ustaniem stosunku pracy.

Kolejną bardzo ważną zasadą, na którą należy zwrócić uwagę to chronologia czyli odpowiednie wpięcie dokumentów do akt osobowych pracownika. Wszystkie dokumenty umieszczamy w odpowiednich częściach: A, B lub C i ułożone od najbardziej historycznego do najnowszego dokumentu.

Wszystkie dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane. W przypadku jakiejkolwiek zmiany zastosowanej numeracji, należy przekreślić dokonany zapis, jednak w taki sposób aby pozostał ślad po poprzedniej numeracji.

Często zdarza się tak, że pracownik dostarcza pracodawcy dokument, który powinien być dostarczony do pracodawcy na początku zatrudnienia, w związku z tym może pojawić się zagrożenie zaburzenia chronologii w dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest odnotowanie na złożonym dokumencie daty jego wpływu.

Historia zatrudnienia pracownika może być bardzo różna. Najczęściej zawieranych jest z pracownikiem kilka umów o pracę, które prędzej czy później zostają zakończone, a zatrudnienie jest kontynuowane.
To oczywistym jest prowadzenie jednych akt osobowych pracownika przez cały okres jego zatrudnienia.

Pracodawca nie zakłada akt osobowych pracownika dla poszczególnych umów zawieranych z pracownikiem. Pracodawca prowadzi akta osobowe pracownika od momentu jego zatrudnienia aż do zakończenia stosunku pracy, ze względów porządkowych oraz finansowych, bardziej korzystne wydaje się prowadzenie jednych akt osobowych dla danego, pracownika niezależnie od przerw w zatrudnieniu. 

Przykład

Pracownika zatrudniono u danego pracodawcy na podstawie trzech umów o pracę:

• umowy na okres próbny od 01.01.2016 do 31.03.2016;
• umowy czas określony od 01.04.2016 do 31.08.2016 oraz od 01.09.2016 do 31.12.2016.

W opisanych przypadku, pracodawca może na nowo założyć i prowadzić akta osobowe pracownika ale może również wykorzystać poprzednią „teczkę” akt osobowych i wyraźnie oddzielając okresy zakończonego w 2016 zatrudnienia, na nowo rozpocząć gromadzenie dokumentacji pracowniczej, w odpowiednich częściach akt osobowych w związku z zawarciem umowy o pracę w dniu 01.04.2017.

Autor: Sandra Wardecka