Czas pracy – automatyzacja procesu
Automatyzacja czasu pracy jest prawdopodobieństwem odciążenia pracowników odpowiedzialnych za planowanie harmonogramów dla swojej załogi. Godziny, które do tej pory były przeznaczone na planowanie w tradycyjnej formie, mogą zostać wykorzystane na bieżące działania operacyjne oraz zwiększyć produktywność.
Zanim pracodawca zdecyduje się na automatyzację pracy w swojej firmie powinien sprawdzić, czy to możliwe i odpowiednie dla danej jednostki organizacyjnej. Planowanie czasu pracy odbywa się poprzez zastosowanie pewnych ogólnych wzorców, takich jak kalendarz lub harmonogram zmian.
To, jakie wzorce są w danej organizacji opracowane, zależy od wielu czynników, np.:
- systemów czasu pracy;
- długości okresów rozliczeniowych;
- warunków zatrudnienia pracowników;
- pozostałych elementów ściśle związanych z daną jednostką organizacyjną np. dziennych i tygodniowych norm czasu pracy.
Do grupy parametrów planowania czasu pracy firmy dochodzą elementy związane z zarządzaniem absencjami pracowników:
- różne rodzaje urlopów;
- absencje;
- dyspozycyjność pracowników.
Przygotowanie odpowiedniego grafiku pracy zawsze odbywa się zgodnie z Kodeksem Pracy. W zależności od organizacji pracy w danej firmie, planowanie automatyczne może być mniej lub bardziej potrzebne. W firmie, w której pracownicy pracują w stałych godzinach, od poniedziałku do piątku przez 8 godzin, układanie harmonogramów będzie dużo łatwiejsze. Natomiast jeżeli mamy do czynienia z jednostkami o innym charakterze, gdzie praca w firmie przebiega w sposób zmianowy lub gdzie pracownicy pracują w wymiarze 12, a nawet 24 godzin plan pracy poszczególnych zatrudnionych osób jest konieczny i nieco bardziej skomplikowany.
Każdy powstały harmonogram musi być zgodny z Kodeksem Pracy. Pracownicy zajmujący się w firmie układaniem grafików muszą być na bieżąco z aktualnymi przepisami. Znajomość przepisów przez pracowników to stałe szkolenia oraz poszerzanie wiedzy dotyczącej czasu pracy. Niezależnie od tego, czy planowaniem i układaniem harmonogramu będzie zajmował się bezpośrednio przełożony czy osoba do tego wyznaczona, zajmie to sporo czasu.
Podczas gdy czas w firmie jest bardzo cenny, układanie wzorców, tabel w excelu czy na kartce papieru jest bardzo czasochłonne. Dlatego wielu pracodawców poszukuje informacji jak ten proces zautomatyzować, aby wprowadzanie dyspozycyjności, urlopów czy absencji pracowników było jasne i przejrzyste.
Jednym z polecanych rozwiązań byłby system do zarządzania i planowania czasu pracy, który będzie pracował zgodnie z przepisami KP. Dodatkowo, system powinien kontrolować zgodność zaplanowanego harmonogramu z dyspozycyjnością pracowników, wskazywać niewykorzystane zasoby jak i zablokować możliwość popełnienia błędu.
Dzięki takiemu narzędziu znacząco ograniczymy czas, jaki personel poświęca na czynności administracyjne związane z planowaniem grafików. Automatyczne grafiki czasu pracy są jednym z elementów potrzebnych do dobrego zarządzania przedsiębiorstwem.
W porównaniu do tradycyjnej formy planowania czasu pracy, automatyzacja prowadzi również do ograniczenia kosztów obsługi tego procesu. Planowanie czasu pracy zostało w pełni zautomatyzowane, można je powtarzać wielokrotnie, po otrzymaniu nowych danych o zapotrzebowaniu na obsadę lub po zmianie parametrów planowania.
Dzięki temu następuje minimalizacja pracy bezpośrednich przełożonych nad grafikami pracy swoich pracowników. Nie muszą już poświęcać godzin lub dni na to, by planować grafiki dla swoich podwładnych, uwzględniając ich plany urlopowe, liczbę nadgodzin czy inne czynniki, mające wpływ na ich pracę. Równocześnie system umożliwia zapewnienie odpowiedniej obsady dla procesów produkcyjnych/handlowych/usługowych lub innych, charakterystycznych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych.
Spraw aby planowanie czasu pracy było automatyczne, napisz do nas i wyprubój IWQ Basic za darmo, przez 14 dni!
Zobacz jak harmonogramowanie czasy pracy wygląda z nami ➛ sales@intraworq.com
Autor: Sandra Wardecka
