Od 1 stycznia 2019 roku weszło w życie nowe rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej, dotyczące dokumentacji pracowniczej(źródło) Regulacje dotyczą m.in. zakresu liczby Akt Osobowych Pracownika. Dotychczasowe trzy części zostały zastąpione czterema.
Cztery części Akt Osobowych Pracownika
Akta Osobowe Pracownikasą podstawową częścią pracowniczej dokumentacji, w ramach której gromadzone są m.in. oświadczenia oraz dokumenty odzwierciedlające przebieg zatrudnienia pracownika.
Obecnie akty te dzielą się na cztery części, które obejmują:
Część A – okres ubiegania się o pracę; w ramach tej części należy przechowywać oświadczenia i dokumenty gromadzone w związku z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie, a także skierowania na badania i orzeczenia lekarskie z poprzednich okresów zatrudnienia;
Część B – nawiązanie stosunku pracy oraz późniejszy przebieg zatrudnienia; część ta obejmuje oświadczenia i dokumenty dotyczące m.in. zakresu obowiązków, przyznania nagrody, pisemnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, uprawnień rodzicielskich, odbytych szkoleń w zakresie BHP itp.;
Część C – rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy; w tej części powinny znaleźć się m.in. umowa o zakazie konkurencji, kopia wydanego świadectwa pracy, wnioski dotyczące wydania, uzupełnienia czy sprostowania świadectwa pracy, dokumentacja związana z niewypłaceniem ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
Część D – ponoszenie odpowiedzialności porządkowej lub innej (określonej w osobnych przepisach) przez pracownika, przewidujące zatarcie kary po określonym czasie; w tej części powinien znaleźć się odpis zawiadomienia o ukaraniu i inne dokumenty związane z tym zakresem.
Nowością jest również możliwość podzielenia powyższych teczek na mniejsze części. W wydzielonych fragmentach A1, B1, C1 i D1 można przechowywać powiązane tematycznie dokumenty oraz oświadczenia.
Katalog dokumentacji pracowniczej innej niż akta osobowe
Zmiany wiążą się również z koniecznością prowadzenia czterech kolejnych teczek z dokumentami, które nie należą do grupy akt osobowych, ale są związane ze stosunkiem pracy. Pracodawcy są zobowiązani do oddzielnego przechowywania dokumentów, takich jak:
– ewidencja czasu pracy (m.in. informacje o liczbie przepracowanych i nadliczbowych godzin, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, wnioski pracownika o stosowanie skróconego czasu pracy);
– dokumentację związaną z korzystaniem oraz ubieganiem się o urlop wypoczynkowy;
– listę płac (m.in. informacje o wypłaconym wynagrodzeniu za pracę, o innych świadczeniach, wniosek złożony przez pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych);
– dokumenty związane z BHP (m.in. karta ewidencji przydziału obuwia roboczego i odzieży, a także środków ochrony indywidualnej, dokumentacja dotycząca wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży).
Skrócenie czasu przechowywania akt
Skróceniu uległ obowiązek przechowywania dokumentów pracownika – z 50 do 10 lat (od momentu zakończenia pracy przez daną osobę zatrudnioną). Zmiana nie dotyczy jednak wszystkich akt. 10-letni okres obejmuje jedynie tych pracowników, którzy podlegają ubezpieczeniom społecznym po 1 stycznia 1999 roku i jest obowiązkowy w przypadku osób r zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W pozostałych przypadkach pracodawca może samodzielnie zdecydować o długości okresu przechowywania. W sytuacji gdy wybierze opcję skróconą, będzie musiał wysłać odpowiedni raport do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Zasadniczym celem owej zmiany ma być zmniejszenie kosztów pracodawcy, wynikających z wieloletniego przechowywania dokumentacji w formie papierowej.
