W dniu 26 września 2019r. UODO wydał stanowisko, w którym wyjaśnia, że pojęcie „przetwarzania danych osobowych” odnosi się do samych danych, a nie do dokumentów zawierających te dane. W związku z tym ważne jest, aby te dane przetwarzane były w celu zgodnym z prawem i aby były odpowiednio zabezpieczone. Miejsce w dokumentacji,
czy rodzaj nośnika, na którym będą przetwarzane, nie są istotne.
Według MRPIPS dokumenty, które powstały na podstawie innych przepisów, niż przepisy prawa pracy, nie powinny być przechowywane w aktach osobowych. Chodzi o inny okres przechowywania. Niemniej jednak, ważniejsze w tym przypadku będzie praktyczne podejście do przechowywania danych. To znaczy, czy pracodawca wykorzystuje je właściwie i przez właściwy okres. Jeśli tak, to sankcja za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych nie grozi pracodawcy.
