Świadectwo pracy – termin wydania

Świadectwo pracy czyli, dokument wydawany pracownikowi przez pracodawcę, w związku z wygaśnięciem umowy o pracę lub rozwiązaniem stosunku pracy. Dokument wydawany jest maksymalnie do ostatniego dnia trwania umowy. Kopię świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika.

Pracodawca nie może uzależniać wydania danego dokumentu od dokonania rozliczeń z pracownikiem. W razie śmierci pracownika, z wnioskiem o wydanie przez pracodawcę świadectwa pracy może wystąpić członek rodziny zmarłego pracownika, a także inna osoba będąca spadkobiercą tego pracownika.

Regulacje prawne dotyczące wydawania, korygowania i treści świadectwa pracy wynikają z przepisów Kodeksu pracy oraz z rozporządzeń Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej zmieniających rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.

Kodeks pracy do tej pory nie wskazywał jednoznacznego terminu przekazania pracownikowi świadectwa pracy. Natomiast rozporządzenie MPiPS precyzuje, że świadectwo pracy powinno zostać wydane pracownikowi niezwłocznie w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeśli z przyczyn obiektywnych pracodawca nie jest w stanie przekazać pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej świadectwa w tym terminie, jest zobowiązany w ciągu 7 dni wysłać pracownikowi dokument na ostatni znany mu adres pracownika.

Pracodawca nie jest zobowiązany wydawać pracownikowi świadectwa pracy jeśli w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy zostaje nawiązany kolejny stosunek pracy z tym samym pracodawcą. W takim przypadku świadectwo pracy musi zostać wydane tylko na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej lub elektronicznej.

Nowelizacja przepisów zniosła dość uciążliwy obowiązek pracodawcy – wydawania pracownikowi świadectwa pracy po 24 miesiącach zatrudnienia (nawet jeśli stosunek pracy trwał nadal). Podobnie jak w powyższym przypadku pracodawca jest obowiązany do wydania świadectwa pracy tylko na wniosek pracownika.

Jeśli od zawarcia pierwszej umowy minęły 24 miesiące, ale zatrudnienie trwa nadal, to pracodawca nie jest zobowiązany do wystawienia świadectwa pracy.

Świadectwo pracy należy wydać w dniu rozwiązania stosunku pracy i wykazać w jego treści okresy poprzedniego zatrudnienia terminowego.

Kolejny wyjątek od zasady niezwłocznego wydania świadectwa następuje, gdy bezpośrednio po upływie terminu zawarcia umowy terminowej (np. na okres próbny) pracodawca nawiąże z tym samym pracownikiem kolejną umowę o pracę. Pracodawca będzie zobligowany do wystawienia świadectwa pracy (w ciągu 7 dni) tylko wtedy, gdy pracownik złoży pisemny wniosek, w przeciwnym razie świadectwo pracy zostanie wydane po rozwiązaniu stosunku pracy i będzie zawierało informacje o przebiegu zatrudnienia począwszy od pierwszego dnia umowy na okres próbny.

Jak przekazać pracownikowi świadectwo pracy?

Niejednokrotnie wydanie pracownikowi świadectwa pracy w dniu rozwiązania stosunku pracy nie będzie możliwe przez wzgląd na okoliczności, np. pracownik przebywa w oddaleniu od zakładu pracy, a nie ustanowił osoby upoważnionej. Zastosowanie ma wtedy § 2 ust. 1-2 rozporządzenia MPiPS, który mówi o tym, że pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub osobie upoważnionej za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób. Pracodawcy często dokonują pewnego uproszczenia, błędnie interpretując powyższy przepis, uważając, że 7-dniowy termin na wydanie pracownikowi świadectwa pracy mają każdorazowo. Tymczasem pracodawca musi mieć przygotowane świadectwo pracy i być gotowy do jego wydania pracownikowi w dniu ustania stosunku pracy. Jeżeli umowa ulega rozwiązaniu w dzień wolny od pracy, np. w sobotę po upływie okresu wypowiedzenia, świadectwo pracy wystawia się w kolejnym dniu roboczym.

Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Nie jest dozwolone żadnymi przepisami prawa wystawienie świadectwa pracy, gdy umowa jeszcze trwa.

Jeżeli jesteś zainteresowany rozliczaniem czasu pracy w systemie temu dedykowanym, zapraszamy do kontaktu.

Autor: Sandra Wardecka