Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Kiedy pracodawca zatrudnia pracownika, automatycznie jest zobowiązany do prowadzenia jego dokuemtacji pracowniczej, potocznie nazywanej e-teczką lub e-dokumetacją.

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

  • akta osobowe pracowników (A, B, C, D);
  • dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Niezależnie od dokumentacji pracowniczej prowadzisz dokumentację dla potrzeb ZUS i spraw podatkowych. Dokumentację pracowniczą możesz prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja pracownicza ma być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Kwestia elektronicznej postaci dokumentacji pracowniczej została uregulowana w Rozporządzeniu z dnia 10 grudnia 2018 roku w Sprawie dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie nie tylko dopuszcza prowadzenie tzw. teczek w postaci elektronicznej, reguluje ono szczegółowo zakres przechowywanej dokumentacji oraz określa wymagania techniczne dla przechowywanych w postaci elektronicznej dokumentów.

Po pierwsze został rozszerzony katalog przechowywanych dokumentów i oprócz akt osobowych zostały opisane inne dokumenty jakie należy przechowywać tj. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy.
Tym samym potoczne akta A w przypadku formy elektronicznej tzw. zwane e-akta proponowałabym od razu nazywać szerzej – dokumentacją lub odpowiednioe-dokumentacją, czyli kompletnym zbiorem akt osobowych oraz pozostałych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy.

Szczegółowy podział akt osobowych oraz spis dokumentów jakie należy przechowywać w poszczególnych częściach A, B, C i D znajdziemy w paragrafie 3 rozporządzenia.

Z kolei w paragrafie 6 rozporządzenia opisane są pozostałe, części dokumentacji pracowniczej, można powiedzieć nowy zbiór, który obligatoryjne musi być prowadzony i przechowywany.

Są to:

  • po pierwsze dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy w tym tzw. ewidencja czasu pracy;
  • po drugie – dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
  • po trzecie – karty wypłaconego wynagrodzenia oraz
    ostatnia/czwarta pozycja to karta przydziału odzieży i obuwia roboczego.

W ramach poszczególnych części są wymienione równie szczegółowo poszczególne dokumenty oraz jakie informację powinny być zawarte w samej ewidencji czasu pracy. Przed wejściem w życie rozporządzenia np. ewidencja czasu pracy co do zasady była wymagana, bo po stronie pracodawcy ciążył ewentualny obowiązek udowodnienia jak i kiedy była wykonywana praca, ale nie było szczegółowych wytycznych jak ten dokument ma wyglądać, w jaki sposób powinien być przechowywany.

Istotna sprawa to, że samo rozporządzenie nie wymusza prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, w pierwszej kolejności opisuje zakres dokumentacji i czas jej przechowywania, natomiast czy będzie ona archiwizowana w postaci papierowej czy elektronicznej zostaje w decyzji pracodawcy. Oznacza to, że dokumenty, które powstały w formie papierowej mogą być archiwizowane w takiej postaci, mogą również być skanowane a po opatrzeniu ich kwalifikowanym podpisem lub kwalifikowaną pieczęcią zarchiwizowane w postaci elektronicznej, przy czym należy pamiętać, aby do każdego dokumentu został przypisany odpowiedni zbiór metadanych.
Dokumenty które powstały w formie elektronicznej mogą być przechowywane w takiej postaci co wydaje się oczywiste, natomiast nie każdy system, w którym powstają dokumenty elektroniczne spełnia wymagania nazwijmy to „archiwum elektronicznego”, tym samym może dojść do sytuacji, w której dokumenty powstałe w formie elektronicznej będą finalnie wydrukowane i dołączone do tradycyjnego, papierowego archiwum. Przykład wniosek urlopowy w postaci maila będzie dokumentem elektronicznym, ale program pocztowy nie spełnia wymagań rozporządzenia przede wszystkim co do zabezpieczenia danych i np. ich wyszukiwania po metadanych w takiej sytuacji pracodawca powinien zarchiwizować wniosek w systemie do tego przystosowanym lub wydrukować go przechowywać w postaci papierowej.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej wymaga:

1. przede wszystkim zabezpieczenia jej przed utratą, nieuprawnionym dostępem oraz celowa lub nieumyślną modyfikacją;
2. podkreślam system, który ma być elektronicznym archiwum musi pozwolić na wyszukiwanie po metadachy wyszczególnionych w paragrafie 13 ust 3, tak więc do sprawdzenia pozostaje czy systemy, w których przechowujemy dane zapisują wymienione metadane oraz czy jest możliwość ich uzupełnienia dla dokumentów skanowanych;
3. wydawanie np. na wniosek pracownika przez eksport postaci elektronicznej dokumentacji albo części w sposób w jakim dokumentacja zgodnie z rozdziałem 6 rozporządzenia może być przenoszona pomiędzy systemami teleinformatycznymi.
W skrócie mówiąc jest to plik w określonym formacie danych oraz przypisanych do niego plik xml zawierający metadane, sam xml musi być zgodny ze schematem xsd przygotowanym przez ministerstwo rodziny, pracy i polityki społecznej.

Jeżeli jesteś zainteresowany rozliczaniem czasu pracy w systemie temu dedykowanym, zapraszamy do kontaktu.

Autor: Sandra Wardecka