Praca w godzinach nadliczbowych – zasady polecania
W praktyce zatrudnienia często pojawiają się sytuację nadzwyczajne, nieplanowane, które wymuszają na pracodawcy polecenie pracownikowi pracy w wymiarze wyższym niż wynikający z etatu danego pracownika. Taki dodatkowy wymiar pracy zwany jest pracą w nadgodzinach lub pracą ponadwymiarową w przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Zasady polecania pracy nadliczbowej
Praca w godzinach nadliczbowych powinna mieć charakter wyjątkowy, taki jak:
- prowadzenie akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska, usuniecie awarii
- wystąpienie szczególnych potrzeb pracodawcy.
Tylko w wyżej wymienionych przypadkach można pracownikowi polecić prace w nadgodzinach. Z powyższych przesłanek wynika że, akacja ratunkowa z założenia musi mieć związek z jakąś okolicznością zewnętrzną, niezależną od pracodawcy. Z kolei awaria to nieprzewidziane uszkodzenie maszyn lub urządzeń uniemożliwiających normalne wykonywanie pracy przez załogę. W obydwu tych przypadkach możliwość polecenia pracy w nadgodzinach dotyczy tylko osób biorących udział bezpośrednio w usuwaniu skutków awarii lub uczestniczących w akcji ratowniczej. Szczególne potrzeby pracodawcy są pojęciem mniej precyzyjnie określonym. Istotne jest, aby były to sytuacje wyjątkowe, nieoczkiwane, trudne do przewidzenia przez pracodawcę. Oznacz to, że nie powinny to być sytuacje typowe, wynikające z bieżących potrzeb firmy lub codziennego rytmu pracy.
Należy pamiętać aby godziny nadliczbowe nie były planowane w harmonogramach czasu pracy, działanie takie według Państwowej Inspekcji Pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika polegające na naruszeniu przepisów o czasie pracy (art.281 pkt 5 KP). Zaplanowanie większej liczby godzin niż zakłada etat oznacza dla firmy większe koszty z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, gdyż wszystkie zaplanowane dodatkowo godziny uznane będą za nadgodziny średniotygodniowe, które rekompensowane są normalnym wynagrodzeniem powiększonym o 100% dodatek. Alternatywą dla polecenia pracownikowi pracy w godzinach nadliczbowych będzie dokonanie zmiany harmonogramu czasu pracy. Aby dokonać takiego polecenia konieczne są stosowane regulacje w przepisach wewnątrzzakładowych oraz poinformowanie pracownika o zmianie z wyprzedzeniem minimum jednodniowym.
Przykład
Aby zastąpić pracownika w przypadku dłuższej jego absencji, w pierwszym dniu nieobecności pracodawca będzie musiał wydać polecenie pracy w nadgodzinach innemu pracownikowi. Dopiero od kolejnego dnia będzie mógł zmienić harmonogram czasu pracy innym pracownikom, by zapewnić odpowiednią obsadę personelu umożliwiająca zwyczaje funkcjonowania firmy.
Zmiana harmonogramu nie powoduje zwiększenia liczby godzin pracy pracowników. Jest tylko ich przesunięciem w czasie. Oznacza to, że pracodawca musi wykonać nowe zadania wynikające np. z nowego kontraktu, nie zwiększając nominału godzin pracowników przewidzianych na dany okres rozliczeniowy. Tak aby liczba planowanych godzin była zgodna z wymiarem etatu pracownika.
Wielu przedsiębiorców decyduję się na wprowadzenie w firmie obowiązku pisemnego polecania pracy w godzinach nadliczbowych lub potwierdzenie takiej pracy po fakcie przez przełożonego.
W celach kontrolnych zaleca się przechowywanie takiego dokumentu wraz z ewidencją czasu pracy. Zgodnie z rozporządzeniem jakie weszło w życie w roku 2019 w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca musi gromadzić dokumentacje pracownika.
Na podstawie par. 6 pkt 1 c ust. 3 tego rozporządzenia pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej związanej z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy.
W podanego rozporządzenia wynika, że jeżeli polecenie pracy w godzinach nadliczbowych jest ustane to nie jest wymagane jego przechowywanie w ramach dokumentacji pracowniczej. Natomiast jeżeli polecenie pracy w godzinach nadliczbowych jest wymagane przez pracodawcę w formie pisemnej, a taka regulacja znajduje się np. w regulaminie pracy, wtedy takie polecenie należy przechowywać wraz z dokumentacją pracowniczą.
