Czas pracy – podróż służbowa

Podróż służbowa, czyli podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy w ramach wykonywanej pracy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy. Podróż służbowa związana jest z delegacją (oddelegowaniem) pracownika do wykonania pewnego zadania.

Oddelegowanie pracownika — wysłanie pracownika do wykonywania pracy na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę. Przy okazji wiąże się, to z wystawieniem aneksu do umowy, w celu zmiany warunków pracy na umowie — wskazanego tam miejsca wykonywania pracy.

Z tytułu podróży krajowej oraz zagranicznej odbywanej w terminie i miejscu określonych przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje:

zwrot kosztów podróży: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków;
dieta za czas podróży służbowej.

Obecnie przepisy Kodeksu pracy, nie definiują wprost podróży służbowej, jednakże można taką definicję wyprowadzić z przepisu art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Aby zrozumieć zasady rozliczania podróży służbowej, należy przyjąć, że podróż służbowa składa się z dwóch elementów:

czasu przejazdu z miejsca stałego wykonywania pracy do miejsca wykonania zadań służbowych;
czasu wykonywania tych zadań, który jest zaliczany do czasu pracy.

Praca w podróży służbowej ponad wyznaczone przepisami normy stanowi pracę w nadgodzinach.

Przykład

Pracownik pracuje 8 godzin, w godzinach od 7:00 do 15:00 od poniedziałku do piątku. Pracownik jest w podróży służbowej do pracy w innej miejscowości i wykonuje ją od wtorku do piątku. Rozpoczął pracę o godzinie 8:00 i pracował do godziny 16:00, (wyjątkiem był pierwszy dzień, w którym pracę rozpoczął o godzinie 10:00 i pracował do godziny 18:00, a podróż do innej miejscowości rozpoczął o godzinie 7:00).

W opisanym przypadku praca w godzinach nadliczbowych wystąpiła tylko pierwszego dnia podróży służbowej, tj. od godziny 15:00 do 18:00.

Czas podróży, w trakcie której pracownik przemieszczał się przypadał na okres jego harmonogramowych godzin pracy. Zatem czas takiej podróży należy wliczyć do czasu pracy pracownika.

Ponadto do czasu pracy pracownika należy wliczyć czas faktycznego wykonywania zadań w trakcie podróży. Pierwszego dnia do czasu pracy pracownika należy wliczyć podróż służbową odbywającą się do godziny 10:00 oraz czas faktycznej pracy od godziny 10:00 do godziny 18:00. Tym samym w dniu, w którym pracował do godziny 18:00, dobowy wymiar czasu pracy pracownika został przekroczony o 3 godziny (pracownik przepracował 3 godziny nadliczbowe).

Rozliczając czas pracy pracownika w pozostałych dniach przyjąć natomiast należy, iż doszło do zmiany obowiązującego pracownika harmonogramu czasu pracy i przesunięcia godzin pracy, a co za tym idzie pracownik nie wykonywał pracy w godzinach nadliczbowych. Jeżeli pracownik przebywający w podróży służbowej zostanie zobowiązany do świadczenia pracy w innych godzinach niż wynikające z obowiązującego go rozkładu czasu pracy, jego czas pracy powinien zostać rozliczony zgodnie z obowiązującym w zakładzie pracy harmonogramem czasu pracy. Jeżeli jednak zmiana godzin świadczenia przez pracownika pracy w czasie podróży służbowej jest nieznaczna, a ponadto uzasadniona okolicznościami, na które pracodawca nie ma bezpośredniego wpływu, uzasadnione jest dokonanie zmiany obowiązującego pracownika harmonogramu czasu pracy.

Podróż służbowa a czas pracy

Ustawodawca nie określił w przepisach wyraźnego momentu rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Natomiast w wyroku SN z 23.06.2005 r., II PK 265/04 stwierdzono, że „choć czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel podróży oraz czas pobytu w tej miejscowości nieprzeznaczony na pracę nie są pozostawaniem w dyspozycji pracodawcy, zgodnie z art. 128 § 1 k.p., to jednak w zakresie przypadającym na normalne godziny pracy podlega wliczeniu do jego normy.”

W zakresie czasu dojazdu do miejsca wykonywania zadań w podróży służbowej i powrotu, z tej podróży, do czasu pracy należy zaliczyć tylko czas pokrywający się z czasem pracy wynikającym z harmonogramu pracy pracownika.

Przykład
Pracownik wykonuje pracę na stanowisku starszego inspektora. Otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Warszawy. Wyruszył do stolicy pociągiem o godz. 5.40, do Warszawy przyjechał o godz. 10.30. Rozpoczął pracę o godz. 11.00, która trwała do 15.30. Pracownik wyruszył w drogę powrotną o godz. 15.55 i przybył do domu z powrotem o godz. 20.50.

Pracownik wykonuje pracę w podstawowym systemie czasu pracy, od poniedziałku do piątku pomiędzy 8.15 a 16.15.

Zasady rozliczania podróży służbowej obejmujące czas pomiędzy godz. 5.40 a 8.15 i godz. 16.15 a 20.50 wskazują, że te godziny nie będą zaliczone do czasu pracy.

Delegacja krajowa i zagraniczna

Każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują pewne należności na pokrycie kosztów związanych z delegacja.

Prawo pracy zezwala pracodawcom nienależącym do państwowej strefy budżetowej na
w miarę swobodne ustalanie zasad dotyczących należności związanych z podróżą służbową. Należności jednak nie mogą być niższe niż należności przysługujące pracownikowi zatrudnionemu w sferze budżetowej.
Postanowienia te zawiera się w regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym pracy bądź gdy powyższe nie są spełnione w umowie o pracę.

Delegacje krajowe

W kwestii podróży służbowej — delegacji krajowej, ważne kwestie to: diety, nocleg, koszty transportu, należności za inne wydatki, zaliczka na przewidywane koszty podróży służbowej, zwrot kosztów z tytułu podróży stanowiąca przychód ze stosunku pracy, koszty podatkowe dla pracodawców.

Dieta jest kwotą, na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży, należną pracownikowi odbywającemu z polecenia pracodawcy podróż służbową. Obecnie wysokość pełnej diety krajowej wynosi 30 zł. Nalicza się ją za czas trwania podróży, począwszy od rozpoczęcia, czyli wyjazdu do zakończenia, czyli powrotu z podróży służbowej.

Jeżeli podróż krajowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety krajowej;
ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

do 8 godzin – przysługuje połowa diety krajowej;
ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Co ważne obowiązujące rozporządzenie uwzględnia możliwość pomniejszenia diety, jeśli pracownik będzie miał zapewnione częściowe wyżywienie, i tak:

śniadanie – pracodawca obniża dietę o 25%;
obiad – pracodawca obniża dietę o 50%;
kolacja – pracodawca obniża dietę o 25%.

Delegacja zagraniczna

W kwestii podróży służbowej — delegacji zagranicznej, ważne kwestie to: diety, nocleg, dojazdy, należności za inne wydatki. Zaliczki dla pracowników odbywających delegacje zagraniczne wypłacane są najczęściej w walucie docelowego kraju podróży. Za zgodą pracownika jej równowartość może być wypłacona również w walucie polskiej.

Delegowany pracownik otrzymuje zwrot kosztów, ale kwoty te objęte są limitami podatkowym i normami zgodnie z obowiązującym prawem. Kwoty, jakie otrzyma pracownik, różnią się w zależności od kraju, do którego zostanie oddelegowany. Pracownik musi wykazać faktury i rachunki, z których będzie rozliczony.

Pracownikowi w zagranicznej podróży przysługuje dieta żywieniowa niezależnie od tego, jak długo trwa delegacja. Czas trwania podróży to wyznacznik kwoty, jaką pracodawca zobowiązany jest zapewnić zatrudnionemu. Wysokość diet zagranicznych określa Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r.
Ich wysokość oczywiście różni się w zależności od kraju, w którym odbywa się podróż służbowa:

100% diety w przypadku pełnej doby spędzonej w podróży;
1/3 wartości diety zagranicznej w podróży trwającej mniej niż 8 godzin;
pół diety zagranicznej za czas od 8 do 12 godzin;
przy podróży trwającej ponad 12 godzin, ale niepełną dobę, przysługuje całościowa dieta dzienna.

W sytuacji, gdy pracodawca zapewni delegowanemu pełne wyżywienie w zagranicznej podróży służbowej, przysługuje mu 25% diety. Jeżeli szef zagwarantuje jedynie częściowe wyżywienie, również zobligowany jest wypłacić należne środki, ale kwoty obniża się stosunkowo o zapewnione wyżywienie:

śniadanie – 15% diety;
obiad – 30% diety;
kolacja – 30% diety.

Jeżeli jesteś zainteresowany rozliczaniem czasu pracy w systemie temu dedykowanym, zapraszamy do kontaktu.

Autor: Sandra Wardecka