W przypadkach określonych przez Kodeks Pracy pracownik może złożyć wniosek poprzez służbową pocztę mailową. Dotyczy to tych sytuacji, w których przepisy nie narzucają konkretnej formy składania wniosku, czyli m.in. wniosków o urlop oraz opiekę nad dzieckiem do 14 lat. Zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi, od 1 stycznia 2019 roku wnioski tego rodzaju muszą zostać zarchiwizowane w systemie teleinformatycznym, jeśli u pracodawcy papierowa forma przechowywania wniosków urlopowych została zastąpiona systemem teleinformatycznym. W związku z tym, pojawia się wątpliwość w zakresie postaci owego zapisu, a także ewentualnego zabezpieczenia podpisem elektronicznym przed zamieszczeniem ich w systemie.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przyjęło, że takowy mailowy wniosek urlopowy w systemie teleinformatycznym jest dokumentem elektronicznym, w związku z tym nie wymaga zapisania w postaci pliku oraz opatrzenia podpisem elektronicznym. Wspomniane podpisy są bowiem wymagane dla dokumentów, które są skanowane
do formatu PDF.
Stanowisko MRPiPS z 8 marca 2019 roku wskazuje, że dokumenty powinny być opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub też podpisem elektronicznym jedynie w przypadku, gdy do pracowniczej dokumentacji prowadzonej i przechowywanej w elektronicznej formie, dołącza się również dokument w postaci papierowej. Podstawą prawną dla powyższego stanowiska jest § 11 z ust. 1 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, który objaśnia, że w sytuacji, kiedy do pracowniczej dokumentacji elektronicznej ma być dołączony dokument w papierowej formie, pracodawca lub też inna upoważniona do tego osoba powinna sporządzić cyfrowe odwzorowanie owego dokumentu, opatrzyć je kwalifikowanym elektronicznym podpisem lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, a następnie umieścić w dokumentacji pracowniczej w taki sposób, aby zapewnić jej integralność i wiarygodność (§9 pkt 2 oraz §12 ust. 1 rozporządzenia).
Wspomniane rozporządzenie nie określa wymogu opatrzenia podpisem elektronicznym dokumentu w formie elektronicznej, który ma być dołączony później do dokumentacji pracowników prowadzonej w cyfrowej postaci. Obowiązkiem pracodawcy jest natomiast zapewnienie integralności i wiarygodności elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Dlatego też dołączenie cyfrowego dokumentu, np. e-maila do dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej powinno być właściwie zabezpieczone. Podsumowując, wiadomości mailowe zapisywane jako osobne pliki w określonym formacie można opatrzyć kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie ma natomiast dodatkowo takiego wymogu, jeśli możliwości systemu, z jakiego korzysta pracodawca zapewniają bezpieczne dołączenie dokumentu.
