Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z 10.12.2018 roku, a dokładnie z § 6 pkt 3 (Dz.U. poz. 269), pracodawca powinien prowadzić dla każdego pracownika oddzielną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę wraz z innymi świadczeniami, które są związane z wykonywaną pracą. Z tą kartą powinien być również przechowywany wniosek pracowniczy o wypłacenie wynagrodzenia w gotówce do rąk własnych.

We wspomnianym przepisie ustawodawca posługuje się dwoma pojęciami: lista i karta,
co wskazuje na możliwość dokonania przez pracodawcę wyboru jednego z tych dokumentów. Należy przy tym jednak zwrócić uwagę na fakt, że karta wynagrodzeń w większości programów kadrowo-płacowych jest kartą roczną. Tym samym szybko pojawiło się pytanie, czy wydrukowanie raz do roku owej karty i dołączenie jej do dokumentacji będzie wystarczające do spełnienia wymogów przedstawionych w przepisach rozporządzenia.

Odnosząc się do tego problemu, MRPiPS w swym stanowisku z dnia 12.07.2019 roku stwierdziło jednoznacznie, że informacja o wynagrodzeniu pracownika powinna być zamieszczana w karcie bezpośrednio po dokonaniu wypłaty. Zgodnie bowiem z art. 85 § 5 Kodeksu pracy, pracownik ma prawo wnioskować o udostępnienie mu na żądanie dokumentów, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie. Sporządzenie jedynie karty rocznej, uniemożliwiłoby więc realizację tego zadania. Z tego wynika więc, że dokumentacja płacowapowinna być regularnie uzupełniana o okresowe wydruki karty wynagrodzeń lub listy płac, dołączane do niej co miesiąc, po wypłaceniu pracownikowi wynagrodzenia. Warto przy tym zauważyć, że jest to kolejny istotny argument, który przemawia za elektronicznym przechowywaniem dokumentacji pracownika.

W § 6 omawianego rozporządzenia ustawodawca zamieścił ponadto szczegółowe wytyczne dotyczące prowadzenia oddzielnej dla każdego pracownika dokumentacji dotyczącej stosunku pracy w zakresie: ewidencjonowania czasu pracy, wniosków pracownika, zastosowania zadaniowego czasu pracy. Ponadto w prowadzonej dokumentacji powinny znaleźć się również ewentualne zgody pracownika (np. kobiety ciężarnej na delegowanie poza stałe miejsce pracy), dokumenty związane z wnioskowaniem i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, a także karta ewidencji przydziału obuwia czy odzieży roboczej.