Kopia dokumentacji pracowniczej – kiedy ją wydać?
Kopia dokumentacji pracowniczej i formy jej wydawania opisane są w paragrafie 17 ust. 2 Rozporządzenia, jest zapisane, że „Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci elektronicznej przed wydaniem uporządkowuje się w sposób opisany w rozdziale 4.”. Oznacza to, że w przypadku, gdy pracownik złoży wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej lub kopii zbioru dokumentów przechowywanych w ramach dokumentacji pracowniczej pracownikowi lub osobie upoważnionej, należy najpierw przygotować tą dokumentację zgodnie z rozdziałem 4 Rozporządzenia, którego tytuł brzmi „Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi”
Kopia dokumentacji pracowniczej – jak ją opatrzyć?
W pierwszym kroku przygotowuje się uporządkowany zbiór, ten w zależności od zakresu przekazywanych dokumentów, o których kopie wnioskuje pracownik może składać się z rożnej liczby dokumentów. Uporządkowany zbiór będzie się składał z określonej liczby wydawanych dokumentów oraz takiej samej liczby plików z metadanymi opisującymi te dokumenty zapisanymi jako pliki XML. Czyli liczba plików będzie dwa razy większa niż przekazywanych dokumentów. Np. dla pracownika wnioskującego o wydanie kopii dwóch świadectw pracy zbiór będzie składał się z dwóch plików dotyczących tych świadectw i dwóch plików xml.
Dwa rozporządzenie ściśle określa formaty przekazywanych dokumentów takich jak kopia douemacji pracowniczej i tak:
• dokumenty w postaci plików np. pdf przekazuje się w takim formacie w jakim były zapisane i przechowywane, czyli w naszym przykładzie PDF.
• Dokumenty ( a w zasadzie dane) przechowywane w bazie danych mają być zapisywane do plików TXT.
Pliki TXT mogą być pewnym zaskoczeniem dla pracowników, ponieważ nie będą one przypominały wyglądem dokumentów, które pracownik mógł widzieć wcześniej np. podczas składania w systemie pracownik, zamiast kolorowego, odpowiednio sformatowanego wniosku urlopowego otrzyma zwykły plik tekstowy.
Po trzecie – Pliki XML.
Powinny one mieć taką samą nazwę jak nazwa pliku, do którego się odnoszą.
Pliki XML musi zawierać metadane, zapewniając zgodność sposobu zapisu metadanych, ze specyfikacją techniczną o której mowa w paragrafie 13 Rozporządzenia opublikowaną i dostępną na gov.pl w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej.
W czwartym kroku – przygotowany uporządkowany zbiór składający się z przekazywanych dokumentów i plików XML należy skompresować do jednego pliku w jednym z dozwolony standardów kompresji danych, tj.:
• .zip – ZIP file format,
• .tar – Tape Archiver,
• .gz – GZIP file format
• .7Z, czyli 7-Zip file format.
I na koniec skompresowany plik należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem lub kwalifikowana pieczęcią i taki zbiór przekazać pracownikowi na nośniku danych.
Proces jest dość skomplikowany dlatego warto zadbać, aby systemy do archiwizacji dokumentacji pracowniczej umożliwiały z poziomu sytemu po wybraniu odpowiedniego dokumentu lub dokumentów wyeksportowanie ich w odpowiednim formacie razem z plikami XML, najlepiej, jeżeli system jednocześnie skompresuje te pliki w jednym ze wspomnianych wcześniej formatów i umożliwi opatrzenie skompresowanego zbioru np. kwalifikowaną pieczęcią.
Autor: Sandra Wardecka
