Dokumentacja czasu pracy od 2019 roku najprawdopodobniej stanie się dla pracodawców jeszcze bardziej problematyczna. Dotychczas większość dokumentów objęta była 3-letnim okresem przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, o czym stanowi art. 291 kodeksu pracy. Przechowywanie dokumentów przez 3 lata od 1 stycznia 2019 r. przestanie obowiązywać ze względu na zmiany w nazewnictwie dokumentacji, która ma się dzielić na tę związaną ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Planowane zmiany

Okres przechowywania dokumentacji będzie wynosił 10 lub 50 lat. Krótszy okres będzie dotyczył jedynie tych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po wejściu ustawy w życie, czyli po 1 stycznia 2019 roku. Jeśli chodzi o osoby zatrudnione po dniu 31 grudnia 1998 roku, a przed dniem 1 stycznia 2019 roku, pracodawca będzie zobowiązany przechowywać ich dokumentację pracowniczą przez 50 lat od dnia rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych do ZUS za wszystkich pracowników, a także zleceniobiorców zatrudnionych w tym okresie. Spełnienie tego warunku może okazać się dla firm trudne, ponieważ zakresu czasowy, jakim objęty jest obowiązek to 20 lat – od 1999 aż do 2018 roku.

Nowe rodzaje dokumentów

Jedną ze zmian przewidywanych w projekcie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej jest obowiązek prowadzenia czterech rodzajów dokumentacji:

  • ewidencji czasu pracy
  • kart lub list wypłaconego wynagrodzenia, a także odmiennych świadczeń związanych z pracą
  • karty ewidencji obejmujące przydział odzieży i butów roboczych, środków ochrony indywidualnej, a także wypłacanie ekwiwalentu pieniężnego za użytkowanie własnej odzieży i obuwia, jak również za ich pranie oraz konserwację
  • dokumentacji, która dotyczy realizacji innych uprawnień lub obowiązków pracowniczych, jeśli jej przechowywanie jest potrzebne do celów dochodzenia roszczeń wynikających ze stosunku pracy

Propozycja tego przepisu nie wskazuje na to, że cztery rodzaje dokumentacji mają być prowadzone łącznie. Ustawodawca dopuszcza możliwość prowadzenia ich oddzielnie, przez różne działy bądź jednostki organizacyjne.

Kolejną zmianą będzie możliwość prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy, a także akt osobowych pracownika w jednej z dwóch wybranych form – papierowej lub elektronicznej. To spore ułatwienie, które wiąże się z coraz powszechniejszym trendem przechodzenia na elektroniczną, wygodniejszą i tańszą formę zarządzania dokumentacją.