Elektroniczna dokumentacja pracownicza – digitalizacja akt pracowniczych
Elektroniczna dokumentacja pracownicza służy przechowywaniu dokumentów kadrowych związanych z pracownikiem w formie elektronicznej, umożliwiając jednocześnie łatwy dostęp do danych pracownika.
Akta osobowe pracowników to jeden z najobszerniejszych zasobów dokumentów przechowywanych w firmie. Ze względu na ich objętość, istotność i wymogi prawne wiele firm decyduje się na ich przechowywanie w przestrzeni cyfrowej zamiast tradycyjnego przechowywania dokumentów w szafie.
W tym celu przeprowadza się proces digitalizacji, w efekcie którego powstaje elektroniczna teczka z dokumentami.
Proces wykracza poza klasyczną cyfrową archiwizację dokumentów, polegającą tylko i wyłącznie na ich zeskanowaniu i przechowywaniu w formie elektronicznej. E-teczka umożliwia ponadto bieżącą pracę z dokumentami, oferując m.in. łatwość wyszukiwania, filtrowanie różnego rodzaju danych wraz z raportowaniem, możliwość aktualizacji danych czy rozszerzenia bazy o nowo utworzone dokumenty.
E-teczka składa się z standardowych 4 części:
- Część A – część, w której powinny być przechowywane dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, kopie dyplomów potwierdzających wykształcenie i świadectw pracy od poprzednich pracodawców, kopia zaświadczenia lekarskiego z badań wstępnych);
- Część B – część, w której powinny być przechowywane dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowa o pracę, kopie zaświadczeń o ukończonych szkoleniach w trakcie zatrudnienia, kopie zaświadczeń lekarskich z badań okresowych);
- Część C – część, w której powinny być przechowywane dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy);
- Część D – część przeznaczona do przechowywania dokumentów dotyczących kar porządkowych nakładanych na pracownika.
Metadane w elektronicznych aktach pracowniczych?
Metadane to zbiór informacji opisujących elektroniczny dokument załączony do teczki pracownika. Dzięki nim, bez wyświetlania i przeszukiwania treści dokumentu, wiemy od razu jakiego pracownika dotyczy, kiedy został wystawiony i podpisany oraz m.in. czy jest to umowa, świadectwo pracy, czy inny dokument.
Każdy dokument elektroniczny załączony do akt osobowych pracownika powinien obowiązkowo posiadać takie metadane, jak:
- unikalny identyfikator dokumentu – niepowtarzalny identyfikator dokumentu w zbiorze;
- identyfikator dokumentacji – identyfikator dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument, np. numer elektronicznych akt osobowych pracownika;
- rodzaj dokumentu – rodzaj dokumentu, który przyporządkowuje dokument do jednej z części akt osobowych pracownika, np. umowa o pracę z części B;
- datę powstania dokumentu;
- imię i nazwisko pracownika;
- nazwę pracodawcy;
- numer PESEL pracownika lub rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość pracownika.
Dodatkowo, dokumenty elektroniczne, które powstały poprzez odwzorowanie cyfrowe powinny zawierać dodatkową informację:
- datę opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy.
Wymóg prawny gromadzenia informacji o dokumentach elektronicznych w postaci metadanych ma wiele praktycznych zastosowań, o których warto pamiętać, rozważając korzyści digitalizacji akt osobowych w firmie.
Pojęcie metadanych dla elektronicznej dokumentacji pracowników zostało opisane w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Jeżeli jesteś zainteresowany rozliczaniem czasu pracy w systemie temu dedykowanym, zapraszamy do kontaktu.
Autor: Sandra Wardecka
