Od 1 stycznia bieżącego roku obowiązują nowe regulacje związane z przechowywaniem dokumentów pracowniczych. Zmiany wprowadzono zarówno w zakresie archiwizowania ewidencji czasu pracy, jak i akt osobowych, natomiast długość okresu przechowywania zależy od tego, kiedy został nawiązany stosunek pracy. Ponadto ustawa dopuszcza możliwość archiwizowania dokumentów wyłącznie w formie cyfrowej. Dotychczas pracodawca mógł prowadzić dokumentację w formie elektronicznej, ale jednocześnie był zobowiązany do posiadania również wersji papierowej. Zmiana pozwoli więc zoptymalizować koszty przeznaczone na kwestie formalno-administracyjne i w wielu przypadkach – zwłaszcza w dużych firmach – usprawni zarządzanie aktami pracowniczymi.
Nowe regulacje w obszarze przechowywania dokumentów pracowniczych
Obecnie dokumenty pracownicze (akta osobowe oraz pozostałe dokumenty dotyczące stosunku pracy) należy przechowywać przez okres 10 lat, jednak dotyczy to wyłącznie wybranej grupy pracowników – zatrudnionych po 01.01.2019 r. Z kolei dla osób zatrudnionych przed tym terminem okres archiwizacji dokumentów wynosi 10 lub 50 lat. Aktualne normy prawne określają trzy grupy pracowników:
– osoby, które nawiązały stosunek pracy po 01.01.2019 r. – pracodawca musi prowadzić archiwum dokumentacji przez 10 lat;
– pracownicy zatrudnieni od 01.01.1999 r. do 31.12.2018 r. – przedsiębiorców obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentów, mogą go jednak skrócić do 10 lat pod warunkiem poinformowania o tym fakcie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz dopełnienia wobec tej instytucji dodatkowych obowiązków raportowych;
– osoby, które rozpoczęły pracę przed 01.01.1999 r. – ustawodawca nie dopuszcza możliwości skrócenia okresu archiwizacji, pracodawcy muszą więc przechowywać dokumentację pracowników przez 50 lat.
Zmiany w archiwizowaniu ewidencji czasu pracy
Modyfikacji uległy także regulacje w obszarze przechowywania dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy. Zgodnie ze stanowiskiem, które zostało zaprezentowane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w dniu 11.01.2019 r. okres przechowywania tego typu dokumentów wynosi 3 lub 10 lat – decydującym kryterium jest data zatrudnienia:
– zatrudnieni od 01.01.2019 r. – dokumenty należy przechowywać tak jak akta osobowe, czyli przez 10 lat od rozwiązania stosunku pracy (lata kalendarzowe, liczone od końca roku);
– zatrudnieni przed 01.01.2019 r. – ewidencja powinna być archiwizowana przez 3 lata od momentu ustania stosunku pracy. Krótszy, 3-letni okres jest dopuszczalny z tytułu przedawnienia świadczeń pracowniczych.
