Rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 roku, wydane przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zawiera paragraf 11., dotyczący postępowania z dokumentacją pracowniczą. Na jego mocy wyjaśniono, jakie czynności należy podjąć, aby możliwe stało się sprawne oraz prawidłowe gromadzenie dokumentacji, mającej różną formę, tj. papierową oraz elektroniczną.

Dokumenty papierowe dodawane do zbioru elektronicznego

Posiadanie elektronicznej dokumentacji nie stanowi przeszkody w sytuacji, gdy konieczne jest dołączenie materiałów w papierowej formie. Zgodnie ze zmianą w przepisach dział kadr musi podjąć po prostu kilka istotnych kroków, tj.:

– wykonać skan papierowego dokumentu,

– zmienić jego format na PDF,

– podpisać go, wykorzystując w tym celu pieczęć elektroniczną pracodawcy lub ewentualnie certyfikowany podpis,

– umieścić skan w systemie teleinformatycznym.

Jak się jednak okazuje, nie rozwiązuje to wszystkich problemów. Niepewność pojawia się za każdym razem, gdy konieczne okaże się wykonanie odwrotnej czynności, tzn. dołączenie dokumentu elektronicznego do prowadzonej dotychczas dokumentacji papierowej. Przepisy nie określają, w jaki sposób powinien postąpić dział kadr.

Niezobowiązująca wskazówka, czyli jak najlepiej rozwiązać problem z e-dokumentacją

Z uwagi na to, że problem z dokumentacją może pojawiać się coraz częściej, Ministerstwo Cyfryzacji postanowiło wyrazić swoje stanowisko w tej sprawie. 4 lutego 2019 roku wskazano, że najlepszym rozwiązaniem w tej sytuacji będzie podpisanie wydrukowanego dokumentu, zanim zostanie on dołączony do papierowej dokumentacji. Dzięki temu będzie można potwierdzić jego autentyczność oraz zgodność z oryginalną wersją.

W ten sposób cały proces miałby być zgodny z tym, w którym dołączało się papierowe dokumenty do elektronicznej dokumentacji, co zostało szerzej opisane w art. 948 § 3 kodeksu pracy.

Konsekwencje prawne, a właściwie ich brak

Jednocześnie należy zdawać sobie sprawę z tego, że wydane zalecenie jest tylko wskazówką postępowania i nie może być sankcjonowane przez Państwową Inspekcję Pracy. Taka sytuacja będzie miała miejsce aż do momentu pojawienia się nowej regulacji, zamieszczonej w ustawie bądź też w rozporządzeniu. Do tego czasu pracodawcy nie poniosą żadnych konsekwencji z tytułu braku podpisu na wydrukowanych dokumentach.