Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku, w którym nabył do niego prawo, wynika to z art. 161 Kodeksu Pracy. Nie każdy pracownik ma możliwość wykorzystania całego przysługującego mu urlopu w danym roku kalendarzowym, dlatego ustawodawca w art. 168 Kodeksu Pracy wskazał, że zaległy urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany do końca trzeciego kwartału, 30 września następnego roku.
Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy przepisy prawa pracy nie zostaną naruszone, jeśli pracownik rozpocznie wykorzystywanie urlopu pod koniec trzeciego kwartału. W sytuacji, gdy jednocześnie pracownik ma zaległy urlop i następuje zakończenie stosunku pracy przed III kwartałem danego roku, pracodawca zobligowany jest do wypłaty ekwiwalentu za urlop zaległy oraz urlop bieżący. Pracodawca może również udzielić pracownikowi przysługujący mu urlop w okresie wypowiedzenia.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2006 r. dopuszczalna jest sytuacja, w której pracodawca jednostronnie oświadcza, że pracownik w danym okresie ma wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy, jeśli wcześniej wspólnie nie dojdą do porozumienia w tym zakresie. Oświadczenie pracodawcy dotyczące konieczności wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego od 2019 r. powinno być przechowywane w odrębnej dokumentacji dotyczącej ubiegania się i korzystania z urlopów wypoczynkowych, a nie w części B akt osobowych jak było wcześniej.
