Czym charakteryzuje się ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy, czyli dokument zawierający przepracowany czas pracy danego pracownika wynikający z wykonania zlecenia lub świadczenia usługi.

Ewidencja może być prowadzona w formie papierowej, jak i elektronicznej. Do prowadzenia ewidencji czasu pracy przepisami prawa zobowiązane są osoby: zleceniobiorca oraz osoba świadczącą usługi.

Nie istnieje wymóg, który określa, w jaki sposób ewidencja powinna być utworzona, można ją prowadzić w formie elektronicznej, a także papierowej. Istotne jest to, że powinna mieć ona formę karty. Pracodawca na żądanie pracownika, powinien umożliwić mu wgląd do ewidencji czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy może mieć formę miesięczną, ale i roczną. Powinno się ją prowadzić na bieżąco, ale co najmniej raz w miesiącu przed wypłatą wynagrodzenia należy ją zaktualizować, aby na jej podstawie dokonać prawidłowej wypłaty składników wynagrodzenia.

Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania archiwalnych ewidencji przez okres 10 lat od ustania bądź rozwiązania stosunku pracy. Jest to minimalny margines czasu, który określony został w przepisach. Ewidencja wraz z pozostałymi dokumentami, nie powinna być przechowywana razem z innymi aktami pracowników, bowiem podlegają one innym wymogom.

Według § 6 pkt 1 lit. a Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369) w ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy;
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;
• liczbie godzin nadliczbowych;
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia;
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy;
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy;
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy;
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Ewidencja obejmuje również szereg wniosków, dokumentów i zgód, które powinno się przechowywać razem z ewidencją czasu pracy.

Są to m.in wnioski dotyczące wszelakich zwolnień od pracy, wnioski z tytułu indywidualnego rozkładu, a także systemu czasu pracy. Należy również przechowywać wnioski dotyczące stosowania skróconego tygodnia pracy lub wnioski o stosowanie innych rozkładów czasu pracy.

Pracodawca powinien gromadzić zgody pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4 na wykonywanie pracy w systemach, w których możliwe jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i zgody na delegowanie poza stałe miejsce pracy.
Ewidencja powinna zawierać zgody pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w trybie przerywanego czasu pracy.

Zgodnie z art.149 § 2 KP, pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy, zarządzających w jego imieniu zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Jednak w przypadku tych grup pracowników pracodawca nadal ma obowiązek ewidencjonowania urlopów, dyżurów czy zwolnień od pracy z powodu choroby, opieki nad dzieckiem czy innych usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art.281, pkt.6 KP) i zagrożone jest karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Natomiast fałszowanie ewidencji czasu pracy jest już przestępstwem przeciwko wiarygodności dokumentów i zagrożone jest karą grzywny lub nawet więzienia.

Autor: Sandra Wardecka