Przepisy regulujące zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej od dnia 1 stycznia 2019 roku znacząco się zmieniły. Kluczowe modyfikacje dotyczą formy dokumentacji pracowniczej oraz okresu jej przechowywania przez podmiot zatrudniający. Modyfikacji uległy także regulacje w obszarze przechowywania dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy. Zgodnie ze stanowiskiem, które zostało zaprezentowane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w dniu 11.01.2019r. okres przechowywania tego typu dokumentów wynosi 3 lub 10 lat – decydującym kryterium jest data zatrudnienia .
Jedna z wątpliwości powstałych na tle przepisów nowego Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018r., dotyczy miejsca przechowywania wniosków urlopowych na rok 2019 r., a złożonych jeszcze w 2018 roku, przed wejściem
w życie nowych przepisów. Pytanie brzmi, czy należy przechowywać w nowej dokumentacji urlopowej czy powinny pozostać w dokumentacji z 2018r.
Resort rodziny w stanowisku z dnia 21 maja 2019r. przyjął, że w zależności od miejsca przechowywania takiej dokumentacji przez pracodawcę przed zmianami przepisów, można zastosować różne rozwiązania. Jeżeli taki wniosek umieszczony jest w części B akt osobowych, to pracodawca sam podejmuje decyzję. Wynika to z § 21 rozporządzenia, zgodnie z którym przystosowanie dotychczasowej dokumentacji do nowych przepisów nie jest obligatoryjne. Jeśli jednak urlopy są przechowywane przez pracodawcę poza aktami,
to ze względu na fakt, że powstały one przed zmianą stanu prawnego, nie ma możliwości dołączenia takich wniosków do nowej dokumentacji urlopów wypoczynkowych.
Sankcje w przypadku niezastosowania się do stanowiska resortu rodziny nie zostały określone, więc takie wnioski wakacyjne w dokumentacji urlopowejbędą mogły być umieszczone w nowej, jak też w starej dokumentacji. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zostało opublikowane w wydaniu Dziennika Gazeta Prawna
w dodatku Kadry i Płace z dnia 6 czerwca 2019 r.
