Czas wolny od pracy jest alternatywną formą rekompensaty nadgodzin do wypłaty wynagrodzenia za taka prace. W każdym przypadku to od indywidualnej decyzji pracodawcy zależy wybór sposobu rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych. Jeśli pracodawca nie będzie chciał wypłacić należności za godziny nadliczbowe, lepszym rozwiązaniem będzie oddanie należności jako czas wolny. Jeżeli pracodawca zadecyduje o oddaniu tych godzin jako czas wolny, pracownik nie może zadać zapłacenia mu wynagrodzenia.
Zaplata za nadgodziny lub udzielenie czasu wolnego są bowiem równorzędnymi sposobami rekompensaty. W praktyce oddawanie czasu wolnego, mimo niechęci do jego odbioru przez pracownika, może spowodować co najwyżej większą liczbę czasu wolnego udzielonego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe.

 

W wielu przypadkach czas wolny jest jedyną formą rekompensaty pracy w nadgodzinach, co dotyczy przede wszystkim członków korpusu służby cywilnej, którzy za pracę nadliczbową mogą otrzymać jedynie czas wolny w tym samym wymiarze.

W przypadku pracowników, do których zastosowanie ma Kodeks Pracy, czas wolny może być udzielony w dwóch formach:

  • na wniosek pracownika;
  • bez wniosku pracownika.

Obie te formy różnią się od siebie i pociągają za sobą różne skutki placowe. Kiedy czas wolny udzielany jest na wniosek pracownika, pracodawca w takim przypadku udziela pracownikowi 1 godzinę czasu wolnego w zamian za 1 przepracowana nadgodzinę, chociaż przepisy nie wykluczają wykorzystania mniejszych odcinków czasu wolnego, czyli np.30minut. Jeżeli oddanie czasu wolnego wypadnie po zakończeniu okresu rozliczeniowego konieczne jest, aby pracownik złożył wniosek z wyprzedzeniem, czyli jeszcze przed zamknięciem okresu rozliczeniowego, aby w terminie płatności wynagrodzenia pracodawca wiedział, ze nie musi płacić za te nadgodziny.

Przykład

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy w miesięcznym okresie rozliczeniowym w lutym 2015r., przepracował 176 godzin, a więc wypracował w sumie 16 nadgodzin, gdyż wymiar czasu pracy w lutym wynosił 160 godzin. Pracodawca zgodnie z regulaminem pracy wypłaca wynagrodzenie 5 dnia następnego miesiąca. Pracownik w zamian za nadgodziny chciałby otrzymać czas wolny w kwietniu. Jest to możliwe, ale wniosek powinien złożyć najlepiej w lutym, zanim zostanie naliczony pensja za marzec, a najpóźniej do 5 marca, czyli do dnia wypłaty za luty.

 

Ponieważ z obowiązujących powszechnie przepisów nie wynika, w jakim terminie pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie czasu wolnego, stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy mówi, iż termin złożenia takiego wniosku jest uzależnione od rodzaju nadgodzin, w zamian za które czas wolny, ma być udzielony. W momencie, w którym wiadomo, że praca jest pracą w godzinach nadliczbowych, pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia za ten czas wraz ze stosownym dodatkiem. O nadgodzinach dobowych wiadomo w dniu, w którym wystąpią, natomiast o nadgodzinach z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy wiadomo dopiero na konie okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiły.

Wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za nadgodziny z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy powinien zatem zostać złożony przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym nadgodziny te wystąpiły. Takie działanie pozwoli pracodawcy uniknąć wypłaty dodatku za nadgodziny dobowe. Terminy te będą zbieżne jedynie, gdy pracodawca stosuje 1-miesieczne okresy rozliczeniowe, co miało miejsce w powyższym przykładzie, gdzie rodzaj nadgodzin nie miał znaczenia dla terminu złożenia wniosku o odbiór czasu wolnego od pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) nakłada na pracodawców dodatkowy obowiązek polegający na dotrzymaniu terminu na złożenie wniosku o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w nadgodzinach, dając tym samym inspektorom pracy narzędzie pomocne podczas przeprowadzonych kontroli. Przepisy Kodeksu Pracy, mówią że wniosek taki musi być sporządzony na piśmie. Mimo złożenia wniosku przez pracownika, pracodawca może narzucić inny termin odbioru czasu wolnego, który będzie dla niego dogodny.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Zgodnie z regulaminem obowiązującym u pracodawcy wynagrodzenie jest płatne ostatniego dnia miesiąca. W lutym 2015r., pracownik przepracował 6 godzin nadliczbowych dobowych. W świetle stanowiska prezentowanego przez PIP, aby pracodawca nie naraził się na zarzut niewypłacenia dodatków za nadgodziny dobowe, najpóźniej do 28 lutego pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie czasu wolnego.

Czas wolny za nadgodziny może być również udzielony wyłącznie z inicjatywy pracodawcy, ale w takim przypadku trzeba koniecznie pamiętać o 2 ograniczeniach:

  • czas wolny musi być udzielony w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych;
  • za 1 godzinę nadliczbowa należy udzielić 1,5 godziny czasu wolnego.

W takim przypadku przepisy nie wymagają formy pisemnej polecenia pracodawcy, ale byłaby ona wskazana dla celów dowodowych. Udzielając czasu wolnego za nadgodziny, pracodawca powinien bowiem wskazać, za akie godziny nadliczbowe został udzielony czas wolny. Trzeba pamiętać, ze nie ma żadnych zasad dotyczących ich wyboru.

Przykład

W maju 2015r., pracownik przepracował 20 godzin nadliczbowych, z czego 8 przypadło w nocy. Pracodawca zdecydował, ze nie może udzielić czasu wolnego za wszystkie te godziny, ponieważ pracownik jest mu potrzebny. Stwierdził wiec, ze udzieli pracownikowi czasu wolnego za godziny nadliczbowe przypadające w nocy, a za pozostałe zapłaci wynagrodzenie z 50% dodatkiem. W taki sposób zaoszczędzi, gdyż za godziny nocne musiałby zapłacić dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia podstawowego.

Jeśli to pracodawca udziela czasu wolnego bez wniosku pracownika, powinien udzielić go w wymiarze 1:1,5, czyli o polowe wyższa niż liczba przepracowanych nadgodzin. Oznacza to, ze 10 godzin nadliczbowych pracownik powinien otrzymać 15 godzin czasu wolnego od pracy, ale w zamian za to pracodawca decyduje o terminie wykorzystania czasu wolnego i pracownik nie ma na niego realnego wpływu.

Pracodawca może bez wniosku pracownika udzielić czasu wolnego za godziny nadliczbowe tylko do końca tego okresu rozliczeniowego, w którym miały one miejsce. Oznacza to wiec, ze w ten sposób w ogóle nie można zrekompensować nadgodzin średniotygodniowych, gdyż one powstają dopiero w chwili zakończenia okresu rozliczeniowego. Wtedy bowiem dopiero możemy stwierdzić, czy została przekroczona przeciętna 40-godzinna norma tygodniowa.
Za takie nadgodziny czas wolny może być zatem udzielony tylko na wniosek pracownika. W przypadku samodzielnego udzielania przez pracodawcę czasu wolnego w zamian za nadgodziny należy pamiętać, ze takie działanie nie może spowodować, iż pracownik otrzyma wynagrodzenie w wysokości niższej niż pełny miesięczny wymiar czasu pracy.