Karta ewidencji czasu pracy a lista obecności – jak je prowadzić?

 

Kartę ewidencji czasu pracy należy odróżnić od listy obecności, której celem jest potwierdzenie przybycia do pracy, a jedyną informacją jaką musi zawierać, jest podpis pracownika.
W ewidencji czasu pracy musi być znacznie więcej danych, a ich zakres został określony w DokPracR. Ze względu na obowiązek udostępnienia ewidencji do wglądu pracownikowi nie może ona być prowadzona zbiorczo, tak jak listy obecności.

Zgodnie z art. 149 §1 Kodeksu pracy – ewidencja czasu pracy służy prawidłowemu ustalaniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Pracownik ma wgląd w swoją kartę pracy, jeśli zażąda tego od pracodawcy. Wgląd w kartę pracy może mieć także Państwowa Inspekcja Pracy.

W przypadku pracowników pracujących w porze nocnej lub zadaniowym systemie pracy pracodawca nie ewidencjonuje godzin pracy. Powinien jednak ujmować w ewidencji nieobecności, urlopy oraz dni świadczenia pracy.
Nie prowadzenie karty ewidencji czasu pracy pracownika w rozumieniu Kodeksu Pracy jest naruszeniem praw pracownika.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić karty ewidencji czasu pracy również dla pracowników młodocianych.
Taka karta zawiera te same elementy, co karta pełnoletniego pracownika, a także czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, jeśli ich wykonywanie jest dozwolone.

Zakres karty ewidencji czasu pracy obejmuje:

• imię, nazwisko osoby, zajmowane przez nią stanowisko oraz godziny pracy;
• numer ewidencji pracownika;
• praca w dniach roboczych;
• dyżury;
• urlopy;
• zwolnienia od pracy i inne usprawiedliwione nieobecności;
• nieobecności nieusprawiedliwione;
• wnioski o udzielenie czasu wolnego.

Konsekwencją złego prowadzenia karty ewidencji czasu pracy jest kara grzywny w wysokości od tysiąca do trzydziestu tysięcy złotych.
Jeśli osoba odpowiedzialna za wystawienie karty pracy poświadczy w niej nieprawdę, a w świetle prawa ma to znaczenie, podlega karze ograniczenia wolności na okres od 3 do 5 lat lub grzywnie.

Czym jest lista obecności? 

Lista obecności jest to dokument kadrowy, za pośrednictwem którego pracodawca określa sposób egzekwowania obecności pracy pracownika. Dokument jest przygotowywany między innymi w celu ustalenia wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych z pracą.
Na żądanie pracownika, pracodawca ma obowiązek udostępnić listę.

Zgodnie z Kodeksem Pracy obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie sposobu egzekwowania obecności pracownika  jak i jego usprawiedliwionych nieobecności.  Zasada ta dotyczy pracodawcy, który zatrudnia minimum 20 pracowników, natomiast pozostali powinni taką informacje zamieszczać na piśmie (do 7 dni) przy podpisaniu umowy o pracę.

Należy pamiętać, że prowadzenie listy obecności nie jest obowiązkowe, zależne jest tylko od preferencji pracodawcy.
Jednak ułatwia ona wiele kwestii związanych z płacami oraz pozwala na przejrzysty wgląd pracy pracownika. Odpowiednio sporządzona lista obecności znacząco ułatwia prawidłowe określenie kwoty wynagrodzenia lub świadczeń pracowniczych.

Bez względu na rodzaj czy formę list obecności, warto zawrzeć w niej informacje takie jak:

• imię i nazwisko pracownika;
• data i godzina rozpoczęcia/zakończenia pracy;
• zmiana, na której pracuje pracownik(dzień/noc);
• wyznaczone odpowiednie miejsce na podpis pracownika;
• okres, na który obowiązuje dana lista obecności;
• nazwa firmy.

Każdy pracodawca ma prawo do rozbudowania listy obecności pod kątem własnych wymagań.

W związku z wprowadzeniem zakazu przetwarzania danych osobowych (RODO) zakazane jest przede wszystkim publikowanie, udostępnianie, rozpowszechnianie przyczyn nieobecności takich jak zasiłek czy choroba. Lista obecności ma jedynie na celu potwierdzenie pracy pracownika danego dnia, w momencie rozpoczęcia pracy jak i jej zakończenia.

W związku z powyższym pracownik, który jest nieobecny w danym dniu pracy, w miejsce przy jego nazwisku należy wpisać nieobecny bądź – (oznaczyć w sposób w jaki zostało to zawarte w regulaminie pracy) bez podawania przyczyny. Przyczyny podaje się przy ewidencji czasu pracy. Uargumentowanie przyczyny nieobecności jest konieczne do określenia stopnia wynagrodzenia.

Przechowywanie listy obecności zatrudnionych pracowników w celu przeprowadzania późniejszej ewidencji czasu pracy nie jest wystarczające. Pracodawca zobowiązany jest do korzystania z kart ewidencji czasu pracy.
Listy obecności nie posiadają danych, które są konieczne do prowadzenia ewidencji.
Przeważnie składają się z wyżej wymienionych elementów, a więc dotyczą jedynie podstawowych informacji.
Należy pamiętać o tym, że w listach obecności nie znajdziemy informacji określających liczbę nadgodzin wypracowanych przez osobę zatrudnioną.

Autor: Sandra Wardecka