Ministerstwo Rozwoju proponuje dwie ważne zmiany dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej: skrócenie czasu przechowywania dokumentacji płacowej i kadrowej oraz możliwość prowadzenia akt osobowych pracowników w formie elektronicznej.

Obecnie dokumentacja płacowa musi być przechowywana 50 lat dla celów emerytalnych, co jest okresem bardzo długim i dlatego Ministerstwo Rozwoju proponuje, aby okres ten skrócić do 7-10 lat, tak aby pracodawcy mieli niezbędne dokumenty jedyne w okresie, kiedy mogą się toczyć procesy sądowe o roszczenia ze stosunku pracy. Zmiana ta ma zostać powiązana ze zmianą zasad wystawiania świadectw pracy, których treść zostałaby rozszerzona, a ponadto pracownicy otrzymywaliby wraz z nimi zaświadczenia o wynagrodzeniu w poszczególnych latach zatrudnienia, aby móc udokumentować swoje zarobki na potrzeby przyszłych świadczeń emerytalno-rentowych.

Drugą zapowiadaną zmianą będzie dopuszczenie, aby akta osobowe były prowadzone jedynie w formie elektronicznej, ale działanie to będzie wymagało posiadania od pracodawców i pracowników kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Na zasadzie wyjątku pracownicy ich nie posiadający mogliby wytwarzać dokumenty przez umożliwienie im przez pracodawcę dostępu do systemu informatycznego, w którym mogliby je tworzyć. Również dokumenty papierowe mogłyby być digitalizowane na formę elektroniczną. W takim przypadku oświadczenia woli składane elektronicznie miały by taką samą moc prawną jak oświadczenia pisemne.