Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy to przewidziana przez Kodeks Pracy możliwość rozliczenia pomiędzy stronami stosunku pracy. Ekwiwalent stanowi równowartość niewykorzystanego prawa do wypoczynku określoną w formie pieniężnej.

Prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zostało uregulowane w art. 171 Kodeksu Pracy.
Ekwiwalent przysługuje pracownikowi w ustawowo określonych okolicznościach. Przysługuje on jedynie w razie niewykorzystania przysługującego pracownikowi urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Ekwiwalent dotyczy nie tylko niewykorzystanego urlopu bieżącego – przysługującego w danym roku kalendarzowym, ale także urlopu zaległego.

Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje każdemu pracownikowi. Jest to świadczenie coroczne, nieprzerwane i odpłatne. Ma na celu stworzenie pracownikowi możliwości dłuższego odpoczynku.
Urlop taki udzielany powinien być w naturze, tzn. w postaci dni wolnych. Instytucja ekwiwalentu pieniężnego jest więc wyjątkiem od powyższej zasady.

W przypadku nie wykorzystania urlopu należnego w danym roku kalendarzowym pracodawca ma obowiązek wypłaty ekwiwalentu. Ma to miejsce zarówno w sytuacji gdy pracodawca nie udzielił urlopu jak i gdy pracownik z innych przyczyn nie wykorzystał go.
Zastąpienie urlopu ekwiwalentem pieniężnym jest więc możliwe tylko w sytuacji rozwiązania umowy.
Niedopuszczalne jest zatem wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu w trakcie trwania stosunku pracy. Wtedy należy udzielić mu urlopu w naturze. Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu z chwilą rozwiązania umowy z pracodawcą. W myśl interpretacji Państwowej Inspekcji Pracy z 24 września 2008 roku ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien być wypłacony w dacie rozwiązania umowy o pracę.

Podstawę ekwiwalentu obliczamy w oparciu o stałe i zmienne składniki wynagrodzenia. Do pierwszej grupy należy przede wszystkim comiesięczna pensja, czyli wynagrodzenie zasadnicze. Jest ona brana pod uwagę w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu.
Drugą grupę stanowią: premie, prowizje, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych bądź w godzinach nocnych.

Są one przyjmowane w średniej wysokości z trzech ostatnich miesięcy, poprzedzających miesiąc, w którym ustalana jest kwota ekwiwalentu.

Współczynnik ekwiwalentu obliczamy natomiast odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w danym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Uzyskany wynik dzielimy przez 12.
Jeśli pracownik świadczy pracę w niepełnym wymiarze czasu, to współczynnik urlopowy ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy.

Przykład

Dla pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, otrzymującego wynagrodzenie w wysokości 2600 zł brutto, przy założeniu, że zostało mu 5 dni niewykorzystanego urlopu wyliczenia będą wyglądały następująco. Podstawa ekwiwalentu to 2600 zł, czyli wynagrodzenie zasadnicze. Aby obliczyć wynagrodzenie za jeden dzień dzielimy ją przez współczynnik (21,08), co daje 123,34 zł. Otrzymaliśmy tzw. „dniówkę”. Musimy udzielić urlopu za 5 dni, czyli 40 godzin. Stawka godzinowa wynosi 15,42 zł – dzielimy „dniówkę” przez 8 godzin. By obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop mnożymy stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Daje nam to 616,80zł.

Ustawodawca przewiduje sytuację, w której na pracodawcy nie ciąży obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego. Ma to miejsce gdy strony postanowią, że należny urlop zostanie wykorzystany w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę. Musi być ona zawarta z tym samym pracodawcą, bezpośrednio po rozwiązaniu/ wygaśnięciu poprzedniej, łączącej strony,umowy.