E-teczka: Elektroniczne akta osobowe pracowników

IWQ Dossier – elektronizacja dokumentacji pracowniczej (e-teczka)

Moduł popularnie nazywany e-teczką to doskonałe rozwiązanie dla każdego przedsiębiorcy bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

IWQ Dossier to odpowiedź na potrzebę naszych Klientów dotyczącą prowadzenia w łatwy, przejrzysty
i uporządkowany sposób dokumentacji personelu w zakresie:
– akt osobowych personelu – A B C D;
– dokumentacji związanej ze stosunkiem zatrudnienia – urlopy wypoczynkowe, ewidencja czasu pracy, BHP, listy płac.

Do dokumentów przechowywanych w systemie są przyporządkowane (w odrębnych plikach XML) metadane, a każdy dokument można skutecznie wyszukać m.in. na podstawie metadanych dzięki czemu spełnione są wymogi Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Moduł ponadto został wzbogacony o dodatkowe funkcjonalności które dają możliwość elastycznego zarządzania uprawnieniami użytkowników systemu, a także pozwalają kontrolować terminy przechowywania poszczególnych części akt osobowych oraz dodatkowej dokumentacji pracowniczej.

Elektroniczne akta osobowe pracowników – dlaczego warto

Prowadząc przedsiębiorstwo, niezależnie od jego wielkości, warto jest utrzymywać porządek w dokumentacji. Jest to szczególnie ważne w przypadku, gdy w grę wchodzi historia zatrudnienia oraz edukacji zatrudnionego przez nas personelu, która jest niezwykle istotna zarówno podczas kontroli, ale również w przypadku potrzeby weryfikacji danych pracownika przez działy HR lub wydania kopi dokumentacji samemu pracownikowi.

Dlatego elektroniczna dokumentacja pracownicza jest niezwykle pomocnym narzędziem, które zwalnia nas z wykonywania lwiej części pracy związanej z prowadzeniem akt naszego zespołu.
Nazywana często potoczą nazwą e-teczka to trzymany w chmurze lub na innym serwerze program zawierający kompleksowe informacje (akta osobowe oraz dokumentacja związana ze stosunkiem pracy) o zatrudnionym przez nas pracowniku.
Teczka akt osobowych pracownika przechowywana w takim formacie pozwala nam na szybki dostęp do wymaganych przez nas faktów, jeśli takowe muszą być z jakiegoś powodu powołane.

Naszemu Klientowi, jako przedsiębiorcy odpowiedzialnemu prawnie za prowadzoną przez siebie firmę, zapewnia to łatwy i szybki dostęp do dokumentacji nawet podczas pracy zdalnej a przede wszystkim bezpieczeństwo w sytuacjach nagłej lub zapowiedzianej kontroli przeprowadzanych przez odpowiednie organy władzy.

E-teczka a w zasadzie szerzej ujmując E-dokumentacja to również wygodna alternatywa dla konwencjonalnej metody przechowywania danych na temat zatrudnionego przez nas personelu.
Dzięki przejściu na nowoczesny model, pozwalamy na zwolnienie fizycznego miejsca, które zajęte byłoby przez sterty stron zapełnionych metainformacjami, na rzecz dokumentów w formie elektronicznej, które w zależności od potrzeb mogą być przechowywane na serwerach wewnętrznych klienta jak i w chmurze (czyli serwerowni zdalnych). Tak przechowywane pliki są nie tylko udogodnieniem dla właścicieli firm, ale również znika ryzyko kradzieży lub stracenia cennych danych podczas pożaru czy powodzi.

Także serdecznie zapraszamy do zrobienia dużego kroku w stronę przyszłości swojej firmy i założenia swojemu personelowi e-teczek, które ułatwią pracę wielu działów, w tym księgowości oraz HR, zwiększając przy tym wygodę pracy oraz oszczędności budżetowe.