System w wersjach do 600 pracowników tj. IWQ Basic lub IWQ Dynamic działa tylko w usłudze SaaS tzn. system zainstalowany jest na serwerach IWQ, a umowa podpisywana z Klientem dotyczy usługi korzystania z oprogramowania.
Dla instalacji powyżej 600 pracowników tj. produkt IWQ Planner oferujemy dwa modele On Premise i SaaS.
W modelu On Premise Klient zakupuje licencje i sam decyduje, gdzie zostanie zainstalowany system czy na serwerach Klienta czy na jakimś innym wskazanym przez Klienta serwerze. Poza umową licencyjną podpisujemy umowę wdrożeniową oraz serwisową.
Druga opcja, w której Klient nie kupuje licencji a oprogramowanie jest udostępniane na serwerach IWQ to model SaaS, w tym wypadku podpisujemy dwie umowy wdrożeniową oraz o korzystanie z usługi.
Firma działa na rynku od 2013 roku. Warto jednak wspomnieć, że produkt IWQ Planner jest kontynuacją produktu PlanQ, który debiutował na rynku w 2007 roku, a od 2009 roku nieprzerwanie jest audytowany (w poprzedniej i obecnej spółce) przez tego samego prawnika, specjalistę w zakresie prawa pracy tj. Łukasza Prasołka.
Standardowo wyceny dodatkowych funkcjonalności wyceniamy z dokładnością 1 dniówki (dzień roboczy tj.8h). Koszt jednej dniówki to 1800 zł za dzień roboczy tj. 8 godzin.
Dodatkowo w godzinach rozliczamy przekroczenie godzin wsparcia w ramach realizowanych umów serwisowych i ta stawka to 225 zł za godzinę.
DW5 stosujemy w grafikach do oznaczenia Dnia wolnego z tytułu średnio pięciodniowego tygodnia pracy. Z reguły są to tzw. wolne soboty. Przy czym zwracamy uwagę, że soboty jako dni wolne z tytułu DW5 przyjęto bazując na wolnym weekendzie. W przepisach nie ma wymogu udzielania dnia wolnego za sobotę, a udzielaniu tylu dni wolnych z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, ile wypada tygodni w okresie rozliczeniowym. Dni te nie muszą wypadać w soboty.
Szkolenia z systemu odbywają się w dwóch modelach:
- Tradycyjny tj. dwa dni szkoleniowe (6 godzin każdy dzień) w grupach do 15 osób. Szkolenia odbywają się w formie stacjonarnej lub zdalnie na platformie Zoom Us. Materiał szkoleniowy podzielony jest na dwa dni, a pomiędzy dniami szkoleń z reguły jest tydzień do dwóch przerwy. Na pierwszym dniu szkolenia użytkownicy parametryzują swoje grafiki oraz zajmują się planowaniem. Nasi konsultanci oprócz przekazywania wiedzy z funkcjonalności systemu, w razie potrzeby wspomagają użytkowników informacjami wynikającymi z przepisów dotyczących czasu pracy. Drugi dzień szkolenia planowany jest celowo po kilku dniach aby użytkownicy mogli samodzielnie w tym czasie pracować w systemie i mieli możliwość konsultacji w zakresie pytań jakie się w tym czasie pojawią. Ważne jest też, że szkolenia prowadzone są na bazie produkcyjnej tzn. podczas szkoleń planujemy prawdziwe grafiki. Na drugim dniu szkolenia koncentrujemy się na rozliczeniu czasu pracy, odbiorach nadgodzin, obsłudze wniosków: pracowników, urlopowych, o wyjścia prywatne, o odbiory czasu wolnego za nadgodziny itp. Na koniec użytkownicy mają możliwość zapoznania się z raportami dostępnymi w systemie. Szkolenia mają formę warsztatów, tak więc użytkownicy powinni mieć podczas szkolenia dostęp do komputerów;
- Druga forma szkoleń to tzw. e-learning gdzie użytkownicy uczą się systemu w oparciu o filmy instruktażowe (około 20 filmów). Po każdym filmie samodzielnie pracują w systemie tj. parametryzują, planują, rozliczają czas pracy zgodnie z zagadnieniem poruszonym na filmie. W przypadku pojawiających się pytań użytkownicy zbierają je, a następnie zadają je konsultantom IWQ na sesjach Q&A. Materiał filmowy najlepiej podzielić na dwie części po 10 filmów, gdyż przewidziane są dwie sesje pytań dla 15 osobowych grup każda po 3 godziny. Rekomendujemy jak w przypadku szkoleń tradycyjnych podzielnie materiału w czasie: 10 filmów w ramach jednej sesji, kilka dni przerwy i kolejne 10 filmów oraz sesja.
Okres wdrożenia jest ściśle uzależniony od wielkości wdrożenia, którą z reguły szacujemy na bazie liczby pracowników obsługiwanych (planowanych) w systemie. Wdrożenia IWQ Dynamic do 600 pracowników, realizowane na naszych serwerach i wdrażanie w oparciu o standardy synchronizacji z reguły trwają od 2 do 4 miesięcy. Przy czym po drugim miesiącu użytkownicy są już przeszkoleni i pracują w systemie. Do dokończenia zostają wtedy rozliczenia miesiąca i okresu z bazy produkcyjnej i odbiór projektu. Przy wdrożeniach IWQ Planner powyżej 600 pracowników, okres wdrożenia to od 4 do 8 miesięcy – harmonogram jest przygotowywany w zależności od dokładnej liczby pracowników (kilka czy kilkanaście tysięcy obsługiwanych osób) oraz dodatkowych integracji i developmentów.
Tak, w systemie zaszyte są algorytmy weryfikujące wprowadzane przez użytkowników dane do systemu względem polskich przepisów prawa pracy. W zależności od zapisów w wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy dostosowujemy za pomocą statusu blokady lub ostrzeżenia działanie systemu tak, aby pojawiające się podczas planowania komunikaty były dopasowane do systemu czasu pracy i okresu rozliczeniowego obowiązujących poszczególnych pracowników w organizacji. Tym samym planując niezgodnie z przepisami np. 4. niedzielę pracującą, użytkownik dostanie z systemu komunikat w postaci blokady.
W przypadku komunikatów ustawionych na ostrzeżenie np. podczas planowania w jednym tygodniu 6 dni pracy ale z zachowaniem 35 godzinnego tygodniowego odpoczynku, system zwróci komunikat ale przyjmie taki plan jednocześnie pilnując minimalnej liczby dni wolnych w całym okresie rozliczeniowym, który znowu będzie skutkował blokadą.
Tak, system pozwala pracownikom na wprowadzenie dyspozycyjności, inaczej mówiąc próśb grafikowych. Klienci sami zarządzają słownikiem dyspozycyjności np. wysoka, brak. Takimi statusami pracownik może wypełnić tabelę na dany miesiąc z dokładnością co do dnia i godziny, przy czym wypełnianie dyspozycyjności jest opcjonalne. Osoby planujące mają podczas planowania lub ewentualnych modyfikacji grafiku możliwość podglądu dyspozycyjności swoich pracowników nie opuszczając modułu do planowania. Wprowadzona dyspozycyjność jest jedynie podpowiedzią dla osób planujących, nie utrudnia ani nie blokuje planowania.
Tak, zachęcamy do utworzenia loginu i hasła dla każdego pracownika obsługiwanego (planowanego) w systemie. Jedną z opcji dostępnych dla pracowników jest potwierdzanie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, co później jest prezentowane na grafiku wykonywanym.
Dane z systemami zewnętrznymi mogą synchronizować się automatycznie lub na żądanie użytkownika. Większość obszarów wymiany z systemami kadrowo płacowymi, w obie strony, odbywa się raz na dobę tzn. nowe zatrudnienia, aneksy, zarejestrowane absencje, zmienione limity urlopowe będą widoczne w IWQ na następny dzień, analogicznie grafiki zaplanowane w IWQ, zaakceptowane wnioski urlopowe itp. będą widoczne w systemie kadrowo-płacowym następnego dnia. W przypadku pilnej potrzeby pobrania danych z systemu kadrowo-płacowego do IWQ uprawniony użytkownik może proces uruchomić ręcznie.
Dodatkowo godziny wynikające z rozliczenia czasu pracy są eksportowane do systemu kadrowo-płacowego 1-2 razy w miesiącu w zależności od terminu i sposobu wypłacania wynagrodzeń.
Aktualizacje systemu do zmieniających się przepisów oraz zawierające dostarczane w ramach rozwoju funkcjonalności są udostępniane w ramach miesięcznej opłaty serwisowej lub za korzystanie z usługi (w zależności od pakietu Basic, Dynamic, Planner). W przypadku zamawiania przez Klienta dodatkowych funkcjonalności aktualizacja jest wyceniana razem z funkcjonalnością, która ma zostać uruchomiona.
Tak, jeżeli Klient zdecyduje się na przekazanie pracownikom loginów i haseł do systemu, co rekomendujemy, pracownik ma możliwość podglądu własnego grafiku, składania wniosków urlopowych, o wyjścia prywatne, odbiór nadgodzin itp. oraz wgląd do aktualnego ich statusu.
Uprawnienia mogą być łatwo rozbudowywane i w zależności od obszarów z jakich będzie korzystał Klient, pracownik może dodatkowo np. potwierdzać w systemie swoją obecność, wprowadzać dyspozycyjność tzw. prośby grafikowe lub mieć dostęp do podglądu dokumentów jak lista plac czy PITy.
System jest responsywny i działa na urządzeniach mobilnych jak telefony komórkowe, ale z poziomu przeglądarki internetowej. Nie ma oddzielnej aplikacji do zainstalowania.
System IWQ niezależnie od posiadanej wersji umożliwia zmianę planu. Dzieje się to poprzez odblokowanie planu i wtedy powstaje jego kolejna wersja, która zawiera grafik z ostatniego zatwierdzonego planu. Użytkownik może na tej wersji wprowadzić potrzebne zmiany w harmonogramie. W zależności od regulaminów Klienta wersje mogę być tworzone z np. jedno lub kilkudniowym wyprzedzeniem. System komunikuje błędykiedy użytkownik chce zmienić plan za minione dni. Liczba wersji jest nieograniczona. Dodatkowo w systemie są raporty porównujące zmiany pomiędzy wybranymi wersjami planu.
W systemie mamy dwa rodzaje komunikatów: komunikaty ostrzegająca i blokujące.
Komunikaty pojawiają się podczas wprowadzania godzin pracy / zmian do grafików, w przypadku wystąpienia błędu. Komunikaty w większości związane są z przepisami prawa pracy np. planowanie czwartej niedzieli; brak odpoczynku dobowego czy brak odpoczynku tygodniowego. Komunikaty przypisywane są do obiektów i za ich pomocą parametryzowany jest system czasu pracy w jakim dany zespół pracuje.
Komunikaty ostrzegające pojawiają się, ale są jedynie informacja dla osoby planującej, pozwalają na zapisanie wprowadzanych godzin pracy.
Komunikaty blokujące pojawiają się użytkownikowi jednocześnie blokując możliwość zapisania wprowadzonych godzin pracy, które łamałyby przepisy.
W zależności od rodzaju instalacji pracownicy mogą być dodawani do systemu ręcznie lub w wyniku synchronizacji. W wersji IWQ Basic dodawanie pracowników odbywa się ręcznie, należy wypełnić formularz podając niezbędne dane o pracowniku jak imię nazwisko; jednostkę organizacyjna; od kiedy do kiedy pracownik jest zatrudniony, na tej podstawie tworzony jest rekord pracownika w systemie.
IWQ Box dopuszcza dwie możliwości dodawania pracowników tj. ręczne lub w wyniku synchronizacji. Rekomendujemy zawsze, jeżeli jest to możliwe, synchronizację z systemem kadrowo płacowym, aby uniknąć czasu na przepisywaniu już raz wprowadzonych danych do systemu kadrowo płacowego, a jednocześnie wyeliminować ryzyko pomyłki podczas przepisywania danych.
W IWQ Planner wykorzystywany jest proces synchronizacji z systemem kadrowo-płacowym. W przypadku dodawania pracowników do systemu w wyniku synchronizacji z innym systemem możemy zostawić użytkownikom możliwość ręcznego dodawania osób z inną formą współpracy (zakładając że nie ma ich w systemie kadrowo-płacowym) np. pracowników agencji pracy tymczasowej.
Usuwanie pracownika z systemu jest procesem analogicznym do dodawania nowego pracownika. Dla instalacji, gdzie pracownicy dodawani są ręcznie koniecznie jest wprowadzenie daty zakończenie lub wygaśnięcia umowy i pracownik stanie się nieaktywny. Dla instalacji z synchronizacją z systemem kadrowo-płacowym data zakończenia powinna być przekazana do IWQ z tego systemu.
W systemie IWQ zmienimy pracowników na nieaktywnych, aby w razie kontroli mieć dostęp do wniosków, ewidencji czasu pracy czy innych dokumentów związanych z czasem pracy.
Grafik planowany powinien być układny z wyprzedzeniem, w razie konieczności wprowadzenia zmian w trakcie miesiąca jest on wersjonowany, tzn. modyfikacji w przypadku zmiany planu zawsze dokonujemy na kolejnej wersji. Na grafiku planowanym użytkownik zostanie zablokowany, jeżeli będzie wprowadzał plan łamiący przepisy dotyczące czasu pracy.
Grafik wykonywany jest jeden, powstaje po zatwierdzeniu grafiku planowanego. W przypadku pracy zgodnej z planem nie trzeba wprowadzać żadnych zmian, w przypadku nieobecności muszą one zostać zarejestrowane, a w przypadku dodatkowych godzin pracy muszą one być zarejestrowane również w grafiku wykonywanym. Na podstawie porównania grafiku wykonanego z grafikiem planowanym powstanie rozliczenie czasu pracy i naliczenie nadgodzin.
System IWQ Planner jest kontynuacją programu PlanQ, który debiutował w 2007 roku.
Tak, istnieje możliwość synchronizacji i wczytywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy z rejestratorów czasu pracy na grafik wykonywany.
Z reguły nieobecności są wprowadzane do systemu w wyniku synchronizacji z systemem kadrowo-płacowym. Natomiast jest lista nieobecności, której głównym źródłem informacji jest system IWQ. Takie nieobecności to z reguły wszystkie, na które pracownicy mogą złożyć wniosek w systemie np. urlop wypoczynkowy; art.188; wyjścia prywatne czy odbiory nadgodzin. Po akceptacji takiego wniosków przez przełożonego są one eksportowane do systemów kadrowo płacowych.
Godziny wsparcia są przeznaczone min. na pytania użytkowników o sposób działania systemu; prośbę o weryfikacje wyliczeń w przypadku jakichkolwiek wątpliwości; wsparcie przy naliczeniach np. generowaniu raportów do systemu kadrowo-płacowego; zmianę ustawienia okresu rozliczeniowego; parametryzacji komunikatów czy ustawienia nowych ról w systemie.
W ramach opłaty miesięcznej zapewniona jest obsługa zgłoszeń serwisowych zgodnie z terminami przewidzianymi w SLA, dostosowanie systemu do zmian w przepisach prawa dotyczących aspektów czasu pracy; aktualizacje systemu w szczególności w przypadku zmian w przepisach czy obsługa wsparcia użytkowników w ramach przyznanej w umowie puli godzin
