Elektroniczne zarządzanie dokumentacją 

IWQ HR Portal – elektroniczne zarządzanie dokumentacją

Moduł przyspiesza oraz systematyzuje zarządzanie dokumentami i wnioskami stosowanymi podczas przyjęcia pracownika lub zleceniobiorcy. Pozwala na inicjowanie i akceptację wniosków związanych ze zmianą warunków umowy w trakcie jej trwania. Umożliwia scentralizowany dostęp do wniosków personalnych pracowników oraz zleceniobiorców.

Czym jest elektroniczne zarządzanie dokumentacją?
EZD to skrót od elektronicznego zarządzania dokumentacją, która ułatwia wykonywanie czynności biurowych związanych z kwestiami kancelaryjnymi, archiwizacją, gromadzeniem oraz tworzeniem dokumentów elektronicznych. Zadaniem, jakie ma do spełnienia elektroniczne zarządzenie dokumentacją jest usprawnienie oraz możliwie jak największe zautomatyzowanie czynności, które są powtarzalne oraz zajmują bardzo dużo czasu, gdy są wykonywane ręcznie przez pracownika biura. System EZD sprawia, że obieg dokumentów w firmach państwowych przebiega bardzo sprawnie i ułatwia ich nowoczesne administrowania.
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to technologiczna odpowiedź na rosnące znaczenie kontroli kwestii dotyczących rozporządzania zwłaszcza wrażliwymi danymi. Efektywna organizacja pracy, dbałość o bezpieczeństwo informacji, zgodność procedur z przepisami prawa to czynniki, które zdecydowały o tym, że systemy EZD stają się coraz bardziej powszechne. Bez nich firmom znacznie trudniej jest zapanować nad rosnącą ilością przeróżnych danych oraz procesów. Wsparcie technologiczne to konieczność w przypadku przedsiębiorstw, które pragną się rozwijać, gdyż nawet najmniejsze przeoczenie może doprowadzić do strat finansowych oraz wizerunkowych.

Należy pamiętać, że nie wszystkie systemy teleinformatyczne nazywa się EZD, należą do nich wyłącznie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie.
Są to przede wszystkim:

• rejestr przesyłek przychodzących i wychodzących oraz spisów spraw;
• dekretacje;
• akceptacje np. przez podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym;
• prowadzenie w ramach EZD innych istotnych rejestrów i ewidencji, oprócz tych prowadzonych w systemach informatycznych przeznaczonych do spraw niezwiązanych z EZD;
• gromadzenie przyporządkowanych do różnych spraw dokumentów elektronicznych, które mają znaczenie dla tych spraw.

EZD a kancelaryjny system tradycyjny
W opozycji do elektronicznego zarządzania dokumentacją istnieje system tradycyjny, który polega na wykonywaniu czynności kancelaryjnych, gromadzeniu oraz tworzeniu dokumentacji w formie nieelektronicznej. Model ten może być wspierany dodatkowo przez narzędzia informatyczne. W ramach rozwoju przedsiębiorstwa często decydują się na rezygnację z ręcznego systemu na rzecz EZD. Wybór systemu do administrowania dokumentami zależy oczywiście od zarządu firmy. Decydując się na system zarządzania dokumentami, należy wybrać przewodni model i zgłosić go we właściwym urzędzie. Przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentacją wiąże się z późniejszą oszczędnością czasu i miejsca, choć przeniesienie danych z formy papierowej na elektroniczną może stanowić wyzwanie dla firmy.
W przypadku zmiany modelu z tradycyjnego na elektroniczny warto mieć na uwadze, że ewentualny powrót do starego systemu będzie raczej niemożliwy, gdyż wdrożenie EZD jest na tyle kosztowne, że nie warto tego robić.
Wybierając elektroniczne zarządzanie dokumentacją kierownik może natomiast wskazać wyjątki, czyli sprawy, w których dopuszczalne będzie stosowanie tradycyjnego systemu. Te odstępstwa mogą dotyczyć nie tylko podstawowego sposobu dokumentowania, ale również załatwiania i rozstrzygania spraw.

Gdzie wykorzystuje się elektroniczne zarządzanie dokumentacją?
Obszarem, w którym najczęściej używa się systemów EZD, jest administracja publiczna, gdyż to na nią składają się rozmaite struktury organizacyjne, których funkcjonowanie zależy od obiegu dokumentów oraz procedur. Przez odpowiednie elektroniczne zarządzanie dokumentacją administrowanie publiczne jest bardziej efektywne. Powinno być ono na tyle zindywidualizowane, aby odpowiadało dokładnie na istniejące w danych urzędzie problemy.
Kolejnym polem do działania dla EZD jest edukacja publiczna, gdzie również gromadzone są duże ilości danych, które bez odpowiedniego systemu zarządzania trudno byłoby uporządkować i przechowywać. Dzięki temu możliwa jest też wewnętrzna kontrola nad procesami, pozwalająca na wgląd do potrzebnych w danej sytuacji wyników czy publikacji naukowych.